Inhoudsopgave
Scannen en herkennen
Wellicht denk je dat als eerste aan van het scannen van een paspoort op de luchthaven of het herkennen van gezichten op onze smartphones. Maar wat als we bijvoorbeeld papiertjes willen scannen zoals facturen of bonnetjes, boekingen of andere data? Ja, dan hebben we het natuurlijk niet over je bonnetjes een voor een onder de scanner leggen. We hebben het over digitale documenten kunnen scannen én doorzoeken op specifieke informatie, zoals een naam, btw-gegevens of een datum. Hier komt de kracht van het herkennen om de hoek kijken. Met OCR-software (optische karakterherkenning) kan tekst in gescande afbeeldingen herkend en geconverteerd worden.
De betekenis en werking van OCR-technologie
OCR staat letterlijk voor Optical Character Recognition, dat in het Nederlands vertaald kan worden als optische tekenherkenning of Scan en Herken. Een slimme technologie waarmee gedrukte of handgeschreven tekst automatisch wordt gedigitaliseerd en omgezet naar machine-leesbare tekst. Hoe? Door een afbeelding van een document te scannen en de tekst daarin te detecteren en te interpreteren. Dit gebeurt meestal door middel van complexe algoritmes die patronen herkennen in de afbeelding en deze op hun beurt weer vertalen naar tekst.
De veelzijdige toepassingen van scannen en herkennen
OCR-technologie is dus een mooie manier om papieren documenten te digitaliseren, zodat ze gemakkelijker opgeslagen en doorzocht kunnen worden en eventueel ook bewerkt. OCR kan ingezet worden voor een breed scala aan toepassingen. Denk aan het automatisch verwerken van ID- bewijzen, facturen, contracten of boekingen, het converteren van oude boeken naar digitale formaten en zelfs het lezen van nummerplaten. Het is dus voor uiteenlopende beroepen en sectoren te gebruiken. Hoe makkelijk is dat?
Het automatiseren van processen en een papierloze werkomgeving
Door gebruik te maken van Scan en herken open je een wereld van mogelijkheden voor het automatiseren van je processen. Het is zoveel sneller en makkelijker. En je kan als ondernemer natuurlijk wel je tijd beter spenderen aan je zaken in plaats van bijvoorbeeld een lastige handmatige administratie. Maar ook als je zelf boekhouder bent zorgt Scan en Herken voor tijdswinst. Een ander groot voordeel van scannen en herkennen is dat het ons helpt papierloos te worden. In plaats van documenten en bonnen op te slaan in mappen en lades, kan je nu alles digitaal opslaan en ordenen. Dit bespaart ons dus niet alleen tijd, maar ook veel ruimte en papier. En je bent ook nog eens duurzaam bezig.
Gemakkelijke integratie van scan en herken software met bestaande systemen
En als je je zorgen maakt over je bestaande software voor bijvoorbeeld de boekhouding, daar kan volmondig op worden gezegd: geen zorgen! Een belangrijk voordeel van scan en herken-software is namelijk dat het gemakkelijk geïntegreerd kan worden met reeds bestaande software en systemen. Dat betekent dus dat je als ondernemer of organisatie deze software makkelijk kan implementeren zonder dat je je huidige systemen en processen hoeft te veranderen. De integratiemogelijkheden zijn groot. Het is te combineren met bijvoorbeeld verschillende toepassingen zoals document management systemen, factuurverwerking software, boekhoudsoftware, ERP-systeem, CRM-software en meer. Dit betekent dat de gescande gegevens automatisch geïmporteerd worden naar de bestaande software, zodat deze informatie direct real time beschikbaar is voor verdere verwerking.
Kosten besparen met Scan en herken
Als ondernemer of bedrijf kun je op deze manier je processen optimaliseren zonder grote investeringen te hoeven doen in nieuwe software en systemen en je bespaart er een hoop tijd mee.. Scan en Herken levert namelijk een kostenbesparing op tot 70% in vergelijking met handmatige verwerking van bijvoorbeeld facturen. En omdat het papierloos is, bespaar je ook op kosten voor opslag en administratie. Zo ben je efficiënt bezig. En in deze dure tijden werken alle kleine beetjes mee om te kunnen besparen, zeg nu eerlijk.
