Zijn reiskosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting?
Als ondernemer kun je zakelijke reiskosten aftrekken van je winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Reis je voor je onderneming, bijvoorbeeld naar klanten, leveranciers of netwerkevenementen? Dan zijn de kosten voor zakelijk reizen aftrekbaar. Dit geldt voor:
- Eigen auto of ander privévoertuig: € 0,23 per zakelijke kilometer.
- Openbaar vervoer: kosten voor treinkaartjes, bus-, tram- en metrokaartjes, ook via een ov- chipkaart.
- Taxi, vliegtuig of huurauto: de kosten voor een zakelijke reis.
Belangrijk voor je administratie
- Bewaar je bonnetjes: zorg dat je alle vervoersbewijzen en facturen goed bewaart.
- Sluitende kilometerregistratie: houd zakelijke ritten nauwkeurig bij in een app of logboek. Noteer de datum, vertrek- en aankomstadres, het aantal kilometers en reisreden.
Wat is de situatie met woon-werkverkeer?
Woon-werkverkeer geldt voor ondernemers niet als zakelijk verkeer. Alleen voor ritten naar klanten, leveranciers, netwerkevenementen of andere zakelijke bijeenkomsten zijn reiskosten aftrekbaar. En dus niet als je naar werk reist, ook al heb je verschillende werkplekken en ga je een aantal dagen per week op en neer.
Leestip: Woon-werkverkeer. Hoe zit het met btw en de inkomstenbelasting.
Onbelaste reiskostenvergoedingen: zo werkt het
Zakelijk gebruik van privéauto, motor, brommer of fiets
Gebruik je je privéauto, scooter, motor of fiets voor zakelijke ritten? Dan kun je een onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer ontvangen of opvoeren als kosten.
Belangrijk:
- Over een vergoeding tot € 0,23 per kilometer hoef je geen belasting te betalen.
- Ontvang je meer dan € 0,23 per kilometer? Dan moet je over het meerdere belasting betalen.
Auto van de zaak
Heb je een auto van de zaak? Dan zijn alle autokosten (aanschaf, brandstof, onderhoud, verzekering, parkeren) aftrekbaar. Zet ze in je administratie onder ‘overige bedrijfskosten’. Je hoeft hiervoor geen kilometervergoeding bij te houden, maar wel nauwkeurig bijhouden hoeveel je reist met een sluitende kilometeradministratie in een rittenregistratie. Dit geldt ook voor een motor van de zaak.
Bijtelling:
- Als je meer dan 500 km per jaar privé rijdt, heb je te maken met bijtelling.
- Blijf je onder de 500 km privégebruik auto? Dan hoef je geen bijtelling te betalen.
Zakelijke reiskosten voor openbaar vervoer of taxi
Reis je zakelijk met het openbaar vervoer of een taxi? Dan zijn de zakelijke kosten volledig aftrekbaar, als je aan een paar voorwaarden voldoet:
- De reis kunt onderbouwen met vervoersbewijzen of facturen.
- Geen vergoeding hebt ontvangen voor deze kosten (of deze verrekent bij de aangifte).
Tip:
Gebruik de reisaftrektabel openbaar vervoer van de Belastingdienst om het juiste aftrekbare bedrag te berekenen.
Hoe zit het met reiskosten die zijn vergoed?
Krijg je een vergoeding voor je reiskosten van een opdrachtgever? Dan mag je die niet nog eens aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. Alleen de kosten die je zelf hebt betaald tellen mee, niet die je vergoed krijgt.
Gedeeltelijke vergoeding van reiskosten
Soms vergoedt een opdrachtgever slechts een deel van je reiskosten. Het niet-vergoede deel mag je aftrekken van de inkomstenbelasting.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Reiskosten en werkgevers: wat zijn de regels?
Ben je werkgever? Dan zijn er extra zaken om rekening mee te houden als het gaat om aftrekbare reiskosten. Hier zijn enkele belangrijkste punten.
Reiskostenvergoeding voor medewerkers
Als werkgever mag je medewerkers een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer geven. Dit geldt voor:
- Zakelijke kilometers met een privéauto.
- Fiets of brommer, voor zakelijk gebruik.
Kosten voor een zakelijke rit met het openbaar vervoer mag je volledig vergoeden. Je kunt de btw niet aftrekken als de kosten door de medewerker zijn voorgeschoten.
Mobiliteitskaart
Overweeg je als werkgever een mobiliteitskaart voor je medewerkers? Dit biedt voordelen:
- Een maandelijkse factuur voor alle reiskosten.
- Geen losse declaraties meer.
- Volledig aftrekbaar van de kosten, inclusief btw.
Fiets van de zaak-regeling
Zoek je een duurzame en fiscaal aantrekkelijke manier om je team te motiveren en gezond te houden? Met de fiets van de zaak-regeling maak je je arbeidsvoorwaarden aantrekkelijker en het is een fiscaal interessante zakelijke kostenpost.
Aangifte inkomstenbelasting en reiskosten aftrekken
Maak je regelmatig zakelijke reizen of doen je medewerkers dat? Zorg dat je goed op de hoogte bent van alle regels (en dat zijn er nogal wat). Een duidelijke administratie is belangrijk. Bewaar alle bonnetjes van relevante kosten als bewijs dat de reizen zakelijk waren.
Bij je belastingaangifte kun je reiskosten vaak aftrekken. Hoe en wat precies van de reiskosten aftrekbaar is, hangt af van de situatie. Twijfel je? Vraag een belastingadviseur om advies.
