Wat is een mobiliteitsbudget?
Het mobiliteitsbudget is een bepaald bedrag dat een werkgever aan zijn werknemers beschikbaar stelt voor zakelijke ritten. De werknemer mag zelf bepalen hoe hij of zij dit budget besteedt, bijvoorbeeld aan een leaseauto, openbaar vervoer, fiets, e-bike of elektrische scooter. Een andere term voor mobiliteitsbudget is mobiliteitsvergoeding.
Voordelen van een mobiliteitsbudget
Het mobiliteitsbudget heeft verschillende voordelen voor zowel werknemers als werkgevers. We zetten ze op een rij.
Voordelen voor werknemers
- Meer keuzevrijheid: iedere werknemer reist anders en kan het mobiliteitsbudget inzetten op de manier die het beste past bij zijn of haar situatie.
- Duurzamer reizen: het budget maakt medewerkers bewuster van hun mobiliteitskeuzes en stimuleert duurzame opties zoals ov of de elektrische fiets.
- Meer flexibiliteit: bij veranderingen in privé- of werksituatie kan de besteding eenvoudig worden aangepast, van auto tot fiets en alles daartussen.
- Maatwerk bij het kiezen van vervoersmiddelen: in deze tijd is er meer dan ooit behoefte aan maatwerk. De ene dag werkt je werknemer thuis, de andere op kantoor. Wat past het best bij zijn of haar specifieke situatie? Met het mobiliteitsbudget kan je werknemer maatwerk voor zichzelf leveren.
- Fiscale voordelen: het fiscaal voordeel hangt af van hoe de werknemer het mobiliteitsbudget gebruikt. Vergoed je zakelijke kilometers, dan blijft dat – net als zonder mobiliteitsbudget – onbelast tot het fiscale maximum per kilometer. Ook zakelijke ov-reizen kun je, onder voorwaarden, volledig onbelast blijven vergoeden. Kiest iemand voor een leaseauto, dan gelden gewoon de normale regels voor bijtelling. Hoeveel bijtelling moet je betalen?
Voordelen voor werkgevers
- Aantrekken en behouden van talentvolle werknemers: met een mobiliteitsbudget laat je je werknemer helemaal zelf beslissen over de besteding van het budget. Hierdoor schep je gunstige arbeidsvoorwaarden voor een bredere groep dan wanneer je slechts één of twee oplossingen voor mobiliteit kiest. Als je dit goed regelt, stimuleert dat de loyaliteit aan jou als werkgever.
- Minder administratieve lasten: met een mobiliteitsbudget keer je alleen een bedrag per werknemer uit. Daarna ligt het bij de werknemer. Kortom, je hebt bijna geen administratieve lasten en je hoeft niet zo veel uit te zoeken.
- Geen langdurige leasecontracten: het is altijd een heel gedoe als je blijft zitten met een zakelijk leasecontract van een vertrekkende werknemer. Met een mobiliteitsbudget heb je daar geen last meer van.
- Betere sfeer en productiviteit: werknemers kiezen het optimale transportmiddel dat echt bij hen past, wat zorgt voor comfort, tevredenheid en uiteindelijk hogere productiviteit.
Mobiliteitsbudget invoeren
Hoe pak je het aan als je een budget per werknemer wilt invoeren in je organisatie?
Breng mobiliteitskosten en woon-werkverkeer in kaart
Een eerste stap is bekijken wat je nu kwijt bent aan zakelijke mobiliteit. Kosten voor woon-werkverkeer, maar ook naar zakelijke ritten naar bijvoorbeeld zakelijke afspraken. Denk aan het wagenpark, ov-kosten en andere kosten die met zakelijke mobiliteit te maken hebben. Neem ook mee hoeveel tijd je maandelijks kwijt bent aan het managen van de verschillende regelingen.
Mobiliteitsbudget berekenen
Op basis van alle kosten kun je het mobiliteitsbudget berekenen. Je stelt een vast bedrag per maand vast dat je medewerker zelf mag besteden aan mobiliteit.
Mobiliteitsplan opstellen
Een mobiliteitsplan helpt om het beleid rond het mobiliteitsbudget duidelijk vast te leggen. Daarin neem je afspraken op over zakelijk en privégebruik. De individuele afspraken met een werknemer – zoals de hoogte van het budget, gekozen vervoersmiddelen, abonnementen en eventuele extra diensten – zet je in het arbeidscontract.
Leg ook vast wat gebeurt bij over- of onderbesteding. Moet de werknemer bijbetalen als hij tekortkomt? En mag hij een restant houden? Veel werkgevers gebruiken hiervoor een bonus-malussysteem: wat iemand niet gebruikt, mag hij houden, maar overschrijdingen betaalt hij zelf.
Loon omzetten naar onbelaste vergoeding
Spreek je af dat een restant aan het einde van het jaar wordt uitgekeerd, dan is dit gewoon belast loon. Laat je de werknemer het overgebleven bedrag gebruiken voor een pensioenstorting of bijvoorbeeld een laptop of fiets binnen de werkkostenregeling, dan kan die vergoeding – onder voorwaarden – onbelast blijven.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Fiscale regels
Je kunt een mobiliteitsbudget bruto of netto uitkeren. Bereken wat het meest voordelig uitkomt.
Bruto mobiliteitsbudget
Bij een bruto mobiliteitsbudget moet je over het volledige bedrag loonbelasting betalen. De werknemer houdt per saldo dan minder over.
Netto mobiliteitsbudget
Bij een netto mobiliteitsbudget geef je bijvoorbeeld een onbelaste vergoeding van € 0,23 per zakelijke kilometer. Nadat de vergoeding voor de zakelijke kilometers is uitgekeerd, wordt wat overblijft van het mobiliteitsbudget bruto uitgekeerd. Over dat bedrag moet weer loonbelasting betaald worden.
Mobiliteitsbudget voorbeeld
Een medewerker kiest voor zijn eigen auto. Hiermee rijdt hij elke maand 2500 zakelijke kilometers. Hij krijgt een mobiliteitsbudget van € 1000 per maand.
Voor de zakelijke ritten krijgt hij een bedrag netto:
0,21 x 2500 = € 525
Over het restant van het maandelijks budget van € 475 moet hij loonbelasting betalen.
