Waarom is een correcte factuur belangrijk?
Een foutieve of onvolledige factuur kan leiden tot betalingsvertragingen of problemen bij de btw-aangifte. Omdat je bijvoorbeeld de verkeerde btw gehanteerd hebt.
Daarnaast is het belangrijk voor je inkomsten en cashflow. Een heldere en overzichtelijke factuur zorgt ervoor dat klanten sneller betalen en dat jij minder tijd kwijt bent aan administratie. En uiteindelijk heb je een gezonde cashflow nodig om je bedrijf te laten groeien en bloeien.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
De Belastingdienst heeft een aantal eisen waar een factuur aan moet voldoen.
1. Jouw bedrijfsgegevens
- Officiële bedrijfsnaam (zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel)
- Adres van de onderneming (geen postbus)
- KvK-nummer
- Btw-nummer (indien btw-plichtig)
2. Gegevens van de klant
- Naam en adresgegevens van de opdrachtgever of afnemer
3. Factuurdatum en leveringsdatum
- De datum waarop je de factuur verstuurt
- De datum of periode waarin de werkzaamheden of levering plaatsvonden
4. Uniek factuurnummer
- Elke factuur moet een uniek, doorlopend nummer hebben
5. Omschrijving van de geleverde dienst of goederen
- Duidelijke omschrijving van wat is geleverd
- Aantal uren of producten
- Tarief per eenheid
- Vermelding of bedragen exclusief of inclusief btw zijn
6. Btw-informatie
- Toegepast btw-tarief (bijvoorbeeld 0%, 9% of 21%)
- Bedragen exclusief btw
- Btw-bedrag in euro’s
- Totaalbedrag inclusief btw
7. Betaalgegevens en betalingstermijn
- IBAN of bankrekeningnummer
- Betaaltermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen)
- Eventuele aanvullende betaalinformatie, zoals een betalingskenmerk of referentie
Uitzonderingen voor het opstellen van een factuur en de btw
- Bij een totaalbedrag van ≤ € 100 inclusief btw of minder, kun je gebruik maken van een vereenvoudigde factuur. Op deze factuur hoeven minder gegevens te staan: staan: factuurdatum, jouw naam en adres, omschrijving geleverde goederen of diensten en het btw-bedrag.
- Als je btw verlegt, dan zet je ook het btw-ID nummer van je klant op de factuur. Dit komt bijvoorbeeld voor als je zakendoet met het buitenland waar je te maken hebt met andere factuurregels en btw. Als je boekhoudsoftware gebruikt, onthoudt de software dit allemaal voor je.
- Heb je een jaaromzet van maximaal € 20.000 per jaar per jaar? Dan kun je je aanmelden voor de Kleineondernemingsregeling (KOR). Hiermee hoef je geen btw te berekenen aan klanten en draag je dus ook geen btw af.
Personaliseer je factuur en verstuur deze op tijd
Los van wat er allemaal op je factuur moet staan is de uitstraling van je factuur ook erg belangrijk. Een factuur in je eigen huisstijl met je logo komt professioneel over bij de ontvanger en zorgt voor herkenbaarheid.
Ook zijn er wettelijke eisen gesteld aan de uitreikingsdatum van je factuur, namelijk uiterlijk voor de 15e van de maand na het leveren van je product of dienst. Bovendien zijn er opdrachtgevers, zoals de overheid, die een e-factuur verplicht hebben gesteld. Dit kan op 2 manieren: Met je eigen boekhoudsoftware of via het leveranciersportaal van de overheid.
Tip: Voeg een betaallink of QR-code toe voor een snellere betaling. Met het factuurprogramma van e-Boekhouden.nl zorg jij voor een snelle, eenvoudige en professionele factuur. Ook bieden ze snelle betaalopties aan. Zo versnelt jouw cashflow.
Maak gebruik van een factuurprogramma
Een goed factuurprogramma helpt je om snel en foutloos professionele facturen te maken. Je hebt direct inzicht in openstaande en betaalde facturen, en het systeem verstuurt herinneringen automatisch. Koppel je namelijk je bank aan het programma, dan worden je factuurbetalingen automatisch verwerkt in je boekhouding. Zo houd je grip op je administratie en bespaar je kostbare tijd.
