Auto
Kilometervergoeding
Misschien wel de meeste klassieke manier om reiskosten van je personeel te vergoeden: de kilometervergoeding. Als werkgever mag je belastingvrij een vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer.
Leasen
Daarnaast zijn leaseauto’s nog steeds populair, vooral voor werknemers die veel zakelijke afspraken hebben. Een werknemer die minder dan 500 kilometer privé met de auto rijdt, hoeft ook geen bijtelling te betalen.
Openbaar vervoer
Als je personeel met het openbaar vervoer reist, dan mag je de kosten van deze reis volledig vergoeden. In plaats daarvan mag je ook een kilometervergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer.
Wil je privéreizen met het openbaar vervoer vergoeden voor je werknemers? Ook dat kan, zonder fiscale gevolgen. Je kunt een ov-product voor je werknemers beschikbaar stellen, een abonnement betalen of declaraties voor ov-kosten vergoeden. De enige voorwaarde is dat zij de kaart of het abonnement ook deels voor werk gebruiken.
Fiets
Heb je veel werknemers die relatief dichtbij wonen? Dan zal waarschijnlijk ook een deel van hen met de fiets komen. Om hier een vergoeding voor te bieden, heb je een aantal opties.
Kilometervergoeding
Net als bij de auto kun je gebruik maken van de kilometervergoeding. Als werkgever mag je belastingvrij een vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer.
Fiets leasen
Sinds een paar jaar is het ook mogelijk om een fiets te leasen. Dit kun je op verschillende manieren doen. Je kunt als werkgever zelf een aantal fietsen kopen, die je beschikbaar stelt. Of je werknemers leasen een fiets via een leasemaatschappij. In allebei de gevallen geldt dat als de werknemer de fiets ook privé gebruikt, ze een klein bedrag bijtelling betalen: 7% van de adviesprijs van de fiets per jaar.
Als werkgever kun je er ook nog voor kiezen om deze bijtelling te vergoeden vanuit de werkkostenregeling. Het bedrag van de bijtelling blijft onbelast als je dat bedrag aanwijst als eindheffingsloon. Dan kost de fiets je werknemer dus niets. Je moet daarvoor wel genoeg vrije ruimte hebben.
Als de fiets geleased wordt via een leasemaatschappij, kan de werknemer de fiets na afloop van de leaseperiode kopen voor een gereduceerde prijs. Heb je als werkgever zelf de fietsen gekocht, dan blijven deze altijd jouw eigendom.
Deel brutoloon gebruiken
Met de bruto/nettovergoeding levert je werknemer een deel van het bruto inkomen in. Dat deel kan je werknemer gebruiken om een fiets te kopen. Dit bedrag (de vergoeding) wijs je aan als eindheffingsloon. Daar betaal je geen belasting over zolang je binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling blijft.
Renteloze lening
Met een renteloze lening kan je werknemer een fiets kopen, zonder dat hij of zij zelf het hele bedrag in een keer hoeft te betalen. Het aflossen kan vervolgens door de lening te verrekenen met de reiskostenvergoeding. Omdat je werknemer dit bedrag terugbetaalt, gaat het niet ten koste van de vrije ruimte.
Thuiswerkvergoeding
Tot slot de thuiswerkvergoeding. Het is weliswaar geen vergoeding voor vervoer, maar wel eentje die tegenwoordig erg relevant is: de thuiswerkvergoeding. Je mag belastingvrij een vergoeding bieden tot € 2,35 per dag. Als je een hogere thuiswerkvergoeding aanbiedt, betaalt je werknemer belasting over het bedrag dat boven de € 2,35 komt.
Vergoedingen als sturing van gedrag
Je werknemers flexibiliteit geven in hoe ze voor hun werk reizen, is een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. In de war on talent kan een goed mobiliteitsbeleid je dus zeker helpen.
De mogelijkheden die je je werknemers biedt en de vergoedingen die je daaraan koppelt vormen de basis voor het reisgedrag dat je werknemers zullen laten zien. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om volledige keuze vrijheid te faciliteren. Maar door te differentiëren in vergoedingen voor Auto, fiets en ov, kun je ook sturen op vitaler of schoner reizen. Bedenk daarom dus goed wat je met je beleid wil bereiken.
