Wanneer moet je een factuur sturen?
Je bent als ondernemer verplicht een factuur uit te reiken in de volgende situaties:
- Je levert goederen of diensten aan een andere ondernemer of een rechtspersoon.
- Je ontvangt een vooruitbetaling voor zo’n levering of dienst.
- Je doet aan afstandsverkoop binnen de EU en gebruikt de One Stop Shop OSS-regeling niet.
- Je levert een nieuw vervoermiddel aan een particulier in een ander EU-land.
Moet er een btw-nummer en btw-tarief op de factuur staan?
Naast onder meer een factuurnummer en een factuurdatum vermeld je op een correcte factuur minimaal de volgende gegevens over btw (omzetbelasting):
- Btw-nummer van jou als leverancier.
- Btw-nummer van de afnemer (bij een verleggingsregeling of een intracommunautaire levering).
- Prijs per eenheid exclusief btw, kortingen en toegepaste btw-tarief.
- Het btw-bedrag en eventuele vermelding ‘btw verlegd’.
Kleine factuur
Gaat het om een kleine factuur (onder de € 100 inclusief btw) of een aanvulling op een eerdere factuur? Dan mag je volstaan met beperkte informatie.
Let op! Er zijn ook situaties waarin aangepaste regels voor facturatie gelden.
Moet je met btw-vrijstelling ook een factuur sturen?
Als ondernemer kun je vrijstelling van btw hebben, bijvoorbeeld als je financiële diensten en verzekeringen levert of een uitvaartondernemer of schrijver bent. Maar ook door de kleineondernemersregeling (KOR). Lees meer over de KOR.
Voor btw-vrijgestelde prestaties ben je niet wettelijk verplicht een factuur te versturen. Doe je dat wel, dan moet je vermelden dat er een btw-vrijstelling van toepassing is.
Combinatie btw-vrijstelling en niet-vrijgesteld
Lever je zowel vrijgestelde als niet-vrijgestelde goederen of diensten met je onderneming? Dan mag je de btw van goederen en diensten die je inkoopt voor zowel belaste als vrijgestelde bedrijfsactiviteiten, deels van de belasting aftrekken. Dat zijn bijvoorbeeld algemene bedrijfsmiddelen, zoals computers.
Uitzondering: Ondanks de vrijstelling moet in je in sommige gevallen toch aangifte omzetbelasting doen. Je mag dan ook btw berekenen. Om te weten of dit voor jou geldt gebruik je het hulpmiddel Incidentele btw-aangifte van de Belastingdienst.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Foutje op de factuur? Dit zijn de gevolgen
De fiscus kan een verkoopfactuur controleren en bij fouten een boete opleggen tot maar liefst € 5.514 per gebrek. En als je bewust verkeerde gegevens op de factuur zet (zoals een verkeerde naam), riskeer je zelfs strafrechtelijke vervolging wegens valsheid in geschrifte.
Hoe zit het met inkoopfacturen?
Als je btw belaste prestaties levert, mag je de btw op je inkoopfacturen terugvragen. Maar let op: fouten op zo’n factuur kunnen leiden tot weigering van je recht op aftrek. Denk aan ontbrekende gegevens zoals de factuurdatum, of onduidelijke omschrijvingen.
Maar er zijn ook andere situaties waarin de aftrek wordt geweigerd, zelfs als de factuur op het eerste gezicht in orde lijkt. Bijvoorbeeld als de leverancier de btw niet (helemaal) heeft afgedragen én jij wist dat, of had dat kunnen weten – en er ook nog van hebt geprofiteerd.
Toch geldt: bij kleine gebreken (zoals een postbusadres in plaats van een vestigingsadres) mag de Belastingdienst je btw-aftrek bij aangifte niet zomaar weigeren. Zeker niet als je aanvullende documenten hebt waaruit de juiste informatie blijkt.
Twijfel over factuur
Twijfel je of een ontvangen factuur klopt? Vraag dan altijd bij je leverancier om een nieuwe, correcte versie. Dat voorkomt discussie én financiële tegenvallers achteraf.
Wat als je zelf fouten maakt?
Verstuur je als ondernemer een factuur die niet voldoet aan de eisen? Dan ben jij verantwoordelijk. Ook als je klant de factuur opstelt (selfbilling). En vergeet niet: een klant kan een onjuiste factuur weigeren te betalen. Zorg dus dat je facturatie op orde is – ook om je cashflow gezond te houden.
Vergeet de bewaarplicht niet
Volgens de wet moet je als ondernemer je administratie, inclusief alle facturen, zeven jaar bewaren. Doe je dat niet? Dan ben je kwetsbaar bij een controle.
Wees zorgvuldig met btw berekenen op een factuur
Zorg voor correcte gegevens, check je inkoopfacturen goed en vraag indien nodig om een nieuwe. Zo voorkom je boetes, discussie en vertraging in je geldstromen. Kijk goed wat wel en niet verplicht is per situatie, of alle btw-informatie klopt op de gehele factuur, welk btw-tarief je moet toepassen.
