Inhoudsopgave
Wat je zelf kunt doen:
Tip 1: Stuur de factuur direct
Vind je het niet professioneel of komt het hebberig over? Niets is minder waar: jij bent jouw deel van de afspraak nagekomen en het is nu het moment voor je klant om dat te doen. Dat is feitelijk wat jullie zijn overeengekomen. Als je de factuur enkele weken later verstuurt, kan dat de indruk wekken dat verlate betaling ook niet zo’n groot probleem is. Vermeld altijd de factuurdatum, dat het begin van de betalingstermijn markeert.
Tip 2: Vermeld de betalingstermijn
Een betalingstermijn noemen is niet verplicht, maar wel essentieel om duidelijkheid te creëren over wanneer jij verwacht dat de factuur betaald moet zijn. Zo schep je heldere verwachtingen. Het is trouwens beter deze duidelijkheid al te creëren voordat je de deal sluit (zie ook tip 6).
Het is bijna zover, mei is vakantiegeld maand. Heb jij genoeg werkkapitaal voor het uitbetalen van vakantiegeld? Met factoring heb jij je geld van openstaande b2b facturen binnen 24 uur uitbetaald.
Tip 3: Verstuur correcte en overzichtelijke facturen
Niets is meer vervelend dan erachter komen dat de verzonden factuur fouten bevat en daardoor niet betaald is. Check daarom of alle vereiste informatie is vermeld, zoals eisen van de klant en de Belastingdienst. Klantvereisten kunnen bijvoorbeeld het benoemen van een PO-nummer of een specifiek kenmerk zijn. Ook verschilt het factuuradres soms ten opzichte van het aflever- of postadres. Het kost misschien een paar minuten extra, maar je factuur kan er weken eerder door betaald zijn! Een nette, overzichtelijke factuur draagt ook bij tot snelle betaling. De klant ziet in één oogopslag of de factuur logisch is en voor betaling in aanmerking komt. Dit is vooral van belang bij grotere organisaties. Maak dus inzichtelijk hoe de kosten zijn opgebouwd en zorg dat deze controleerbaar zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een eerder verstuurde offerte.
Tip 4: Verstuur de factuur digitaal
Versturen per post duurt minimaal een werkdag, maar dit kan vertraagd worden door factoren waar je geen invloed op hebt. Daarnaast kan het even duren voordat de klant de facturen intern bij de juiste persoon heeft. Onderzoek dus of je dit kunt versnellen door facturen digitaal te versturen. Maak je nog geen gebruik van een digitaal facturatiesysteem? Scan de factuur dan in en verstuur hem per e-mail. Overweeg of je de overstap kunt maken naar een digitaal systeem. En wat als je geen digitale factuuradressen hebt van je klanten? Inventariseer die dan, of beter: laat iemand dat doen, en verwerk ze in je administratie.
Tip 5: Monitor openstaande facturen
Zorg dat je op elk moment inzichtelijk hebt welke facturen te lang open staan. Ook hierin kan een digitaal facturatiesysteem je helpen, of maak anders een handig overzicht in bijvoorbeeld Excel en check dit wekelijks.
Communiceer helder met je klant
Tip 6: Spreek betalingsvoorwaarden van tevoren af
Stel jij hanteert 14 dagen als termijn, maar je klant is gewend al zijn facturen in 30 dagen te betalen. Als dit niet op elkaar is afgestemd, wacht je automatisch op betaling. Spreek dus van tevoren af wat de voorwaarden zijn. Veel handel gebeurt mondeling en op vertrouwen, maar het is toch verstandig dit soort zaken van tevoren helder op papier te hebben. Wees hierin professioneel, dat zal het vertrouwen alleen maar vergroten.
Tip 7: Wacht niet te lang met de eerste herinnering
Er kunnen verschillende oorzaken zijn waarom een factuur nog niet betaald is, dus ga van het positieve uit. Maar neem je eigen betalingstermijn wel serieus en ga op een professionele wijze te werk. Pak de telefoon en vraag of de factuur in goede orde is ontvangen. Of stuur een vriendelijke herinnering met daarbij een kopie van de factuur.
Tip 8: Leg contact bij onregelmatige betalingen
Als facturen vaker niet op tijd worden betaald, leg dan contact met je klant. Het kan zijn dat het de klant ontgaan is, dat er intern een aantal zaken niet goed geregeld zijn of dat er in een erger geval een faillissement zit aan te komen. Het helpt dan een goede relatie met je klant of met zijn financiële collega te hebben. Zij kunnen ervoor zorgen dat de betaling dan alsnog binnen enkele dagen wordt verricht.
Tip 9: Wees vasthoudend maar blijf vriendelijk
In crisistijden kunnen onverwachts betalingsproblemen ontstaan. Dan is het helemaal goed om samen af te spreken wat haalbaar is. Spreek een concrete datum af wanneer de factuur of een deel ervan betaald wordt. Wordt het alsnog niet betaald op de afgesproken datum? Wees vooral nu vasthoudend en zoek direct weer contact. Blijf vriendelijk, maar je kunt ervoor kiezen je dienstverlening tijdelijk te stoppen.
Schakel hulp in voor snellere betaling
Tip 10: Kies voor factoring
Hiermee kun je je facturen voorfinancieren, wat betekent dat je factuur bijna direct uitbetaald wordt. Je geeft het debiteurenbeheer uit handen, waardoor je niet meer afhankelijk bent van de betalingstermijn van je klant én je zeker bent van snelle uitbetaling (zelfs binnen 24 uur). Factoring kan dus een goede uitkomst zijn, maar onderzoek goed de kosten.
Ben je liquide genoeg om vakantiegeld uit te betalen in mei? Je kunt factoring inzetten om je B2B factuur binnen 24 uur uitbetaald te krijgen.
Tip 11: Schakel een incassobureau of deurwaarder in
Deze stap wordt vaak uitgesteld omdat het een zwaar beladen onderwerp is en de relatie met je klant op scherp kan zetten. Maar een incassobureau inschakelen is verstandig als je meerdere herinneringen hebt verstuurd en betaling nog steeds uitblijft. Waarom? Jij hoeft er geen tijd meer aan te besteden, de kosten zijn voor de klant en als je kiest voor een ‘no cure, no pay’-aanpak hoef jij meestal niets te betalen als het bureau er niet in slaagt het geld te innen.
Gerelateerd lezen:
• TIP: Jaarrekening niet ondertekend deponeren
• Start-ups & aandelenopties: wat verandert er in 2022?
• Niet eens met een factuur: betalen of niet?
• Liquiditeit: kunt u aan uw betalingsverplichtingen voldoen?
