Wat is hybride werken?
Hybride werken is een combinatie van fysiek op kantoor werken en werken op een andere locatie. Werktijden en werkplek zijn onderschikt aan het resultaat, als het werk maar gedaan wordt. Het kan dus dat je werknemers niet meer tussen 9 en 5 uur komen opdraven naar kantoor, maar dat ze meerdere dagen thuiswerken op tijden die zowel hen als jou als werkgever goed uitkomen.
Digitalisering is essentieel om goed op afstand te kunnen werken. In de praktijk betekent het dat je je werknemers voorziet van de juiste tools voor communicatie, samenwerken en vergaderen in hun eigen ruimte. Ook het oprechte vertrouwen van jou als werkgever is nodig om hybride werken tot een succes te maken.
Hybride werken in het mkb zit in een stroomversnelling
Dat hybride werken zo belangrijk is geworden heeft vooral te maken met de coronapandemie. Die heeft de werkcultuur bij kleine en grote bedrijven blijvend veranderd. Werkend Nederland bleef grotendeels gewoon functioneren tijdens de lockdowns in 2020 en 2021. Aan het begin was het natuurlijk een grote uitdaging, maar werkplek en -tijd bleken minder belangrijk dan gedacht. Er was zelfs sprake van verhoogde productiviteit tijdens het volledig thuiswerken. En daarmee werd na de coronapandemie hybride werken al snel de nieuwe norm.
De mix tussen werken op kantoor en een andere locatie is blijvend. Natuurlijk geldt dat niet voor iedereen. Werken op afstand is soms vanwege het type werkzaamheden helemaal niet mogelijk. Zoals in de horeca, specialistische zakelijke dienstverlening, of in de zorg.
Hebben werknemers nu recht op hybride werken?
Nee, er is geen wettelijk recht op hybride werken. Wel kan in een arbeidscontract of cao vastgelegd zijn of en hoeveel uur werknemers thuis of ergens anders mogen werken. Volgens de Wet flexibel werken mogen werknemers die een halfjaar in dienst zijn bij een bedrijf met meer dan tien mensen, een verzoek indienen om hun werklocatie aan te passen.
Afweging hybride werken
Twijfel jij nog om hybride werken in te voeren binnen je bedrijf? Waar moet je rekening mee houden als je jouw personeel structureel laat thuiswerken? Lees hier hoe je een goede hybride werkplek mogelijk maakt voor je werknemers. Heb jij het hybride werken als werkgever al omarmd? Zorg dan vooral dat je alles voor je mensen goed geregeld hebt om dit mogelijk te maken.
Stappenplan hybride werken:
- Creëer een visie op hybride werken. Onderzoek welke manier het beste werkt binnen jouw bedrijf.
- Creëer richtlijnen en randvoorwaarden voor welk werk waar wordt uitgevoerd, en geef werknemers hierin voldoende vrijheid en autonomie.
- Pas kantoorruimtes aan de nieuwe behoeftes die er ontstaan door de hybride manier van werken, zoals meer behoefte aan ontmoetingsplekken, of delen van creativiteit.
- Faciliteer een goede thuiswerkplek voor je werknemers. Denk hierbij aan een ergonomische thuiswerkplek.
- Denk aan een thuiswerkvergoeding.
- Maak als werkgever gebruik van de werkkostenregeling (WKR) waarmee je belastingvrij deze uitgaven voor thuiswerken kunt doen.
- Draag zorg voor het welzijn van je werknemers, zowel op het vlak van fysieke als mentale gezondheid en werkplezier.
- Voorkom arbeidsconflicten en maak duidelijke afspraken, leg die goed vast in een thuiswerkovereenkomst.
- Zorg voor sociale verbinding en houdt werknemers betrokken. Stimuleer onderling contact tussen collega’s die regelmatig thuiswerken.
- Zorg voor functioneringsgesprekken op zijn tijd en blijf in gesprek over groei en ambitie. Hoe het hybride werken bevalt en de hybride werkplek nog beter kan. Het is mooi als werknemers efficiënter werken thuis, maar zorg ook dat ze werkgeluk bewaken.
- Regel de communicatiemiddelen die nodig zijn voor de communicatie tussen medewerkers en het bedrijf en zie hoe je die werkgeverslasten kunt berekenen.
- Zorg voor een flexibel beleid dat goed aansluit op de individuele behoeften van de werknemer en in lijn is met de organisatiedoelen.
Leiderschap bij hybride werken
Zorg ervoor dat het leiderschap van jou als werkgever aansluit bij de hybride manier van werken. Denk daarbij aan:
- Heldere communicatie. Kies het juiste medium bij het type informatie.
- Betrokken en empathisch op afstand.
- Duidelijke verwachting en afspraken.
- Scheppen van de juiste cultuur en werkprocessen.
Hybride werken. De voor- en nadelen:
Voordelen
Hogere productiviteit
Medewerkers die regelmatig thuiswerken blijken productiever te zijn gaan werken en kunnen zich vaak beter concentreren. Ze hebben geen reistijd en dus geen tijdverlies en vergaderen via Google meet of een ander online communicatiemiddel blijkt effectiever dan vergaderen op kantoor. Thuiswerkers werken per saldo meer dan hun collega’s op kantoor.
Meer autonomie
Een werknemer die zijn werktijden zelf kan indelen en zijn eigen werkomgeving kan kiezen, of thuiswerkt, ervaart verantwoordelijkheid omdat hij zelf werk en privé kan combineren. Even de kinderen van school halen of een boodschapje doen. Een dag thuis werken resulteert vaak in meer werkplezier.
Duurzaamheid
Reizen voor woon-werkverkeer kost tijd, uitstoot en energie. Hybride werken betekent ook minder kantoorruimte, wat automatisch leidt tot een lager energieverbruik.
Goede werk-privébalans
Omdat werknemers hun tijden en werkplek kunnen afstemmen op hun privéleven, zorgt dit voor een betere werk-privébalans.
Nadelen
Verstoorde werk-privébalans
Er kleeft juist ook een nadeel aan voor de werk-privébalans. Wanneer je thuis werkt, loopt de ruimte tussen werk en privé door elkaar. Daardoor bestaat het risico dat je werknemer altijd bezig is met werk. Dat kan gaan opbreken. Het is belangrijk dat je als werkgever meedenkt met een goede balans tussen werk en privé van je medewerkers.
Minder sociaal contact met collega’s
Het sociale aspect met collega’s gaat vaak verloren in een digitale setting, wat kan leiden tot disbalans. Bovendien ontstaan veel ideeën uit korte contacten die collega’s hebben op de werkvloer. Werknemers die minder op kantoor zijn kunnen zich alleen voelen staan. Dit is vaak te voorkomen doordat mensen uit een team op dezelfde weekdag naar kantoor komen en eens in de zoveel tijd met alle werknemers bij elkaar te komen op een personeelsbijeenkomst of activiteit.
Strakkere organisatie
Hybride werken vraag om een andere structuur. Je zult strakker moeten plannen als je werknemers veel vanuit andere locaties werken. Communicatie moet helder zijn. Iedereen moet weten wat er verwacht wordt.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Financiële voordelen voor werken vanuit huis
Thuiswerken kost geld. De verwarming gaat aan, de lichten branden. Je hebt digitale apparatuur nodig. Een werkplek met een goede bureaustoel. Om de kosten te compenseren is er de thuiswerkvergoeding.
Werkgevers kunnen bepaalde kosten belastingvrij vergoeden vanuit de werkkostenregeling. Denk hierbij aan aanschaf van digitale middelen zoals een laptop of een goede bureaustoel. Sinds 1 januari 2022 is daar de thuiswerkvergoeding aan toegevoegd. Hiermee kun je € 2,40 per thuiswerkdag onbelast vergoeden.
Als werkgever ben je niet verplicht een vergoeding voor thuis uit te keren en het bedrag staat niet vast. Meer mag dus ook, maar alleen de eerste € 2,40 per dag is belastingvrij.
Thuiswerken als zzp’er
Ben jij zzp’er en is je kantoor officieel thuis, met een aparte toegang? Daar zijn andere regelingen voor. De thuiswerkkostenvergoeding is dan niet van toepassing.
Thuiskantoor: welke kosten mag je aftrekken?
Zakelijke uitgaven aftrekken
Het is niet altijd duidelijk welke kosten zakelijk zijn. Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een privé voordeel. Denk bijvoorbeeld aan internet, energiekosten of het gebruik van je telefoon.
Je mag voor de belasting het deel aftrekken wat je zakelijk gebruikt.
