Van het beheer van het wagenpark tot de verzorging van de lunch, van de aanschaf van kantoorbenodigdheden tot het regelen van de schoonmaak – het zijn stuk voor stuk voorbeelden van facilitaire taken. Bij grotere bedrijven wordt dit meestal geregeld door een speciale afdeling, maar voor kleinere ondernemingen ligt dat vaak anders.
Veel mkb-ondernemers kiezen ervoor deze taken door hun team te laten uitvoeren, naast de gewone werkzaamheden. Dit kan betekenen dat deze extra klussen ten koste gaan van de hoofdtaken van je werknemers, met als risico dat niet alles even vlekkeloos verloopt. Als ondernemer sta je dus voor de keuze: welke facilitaire taken pakken jij en je team zelf op en wat kun je beter uitbesteden?
Dubbele teamrollen
Zoals gezegd nemen in het midden- en kleinbedrijf teamleden naast hun hoofdtaken vaak ook andere verantwoordelijkheden op zich. Zo kan het zijn dat de directeur zich bezighoudt met de inrichting van het kantoor en het aannemen van personeel, terwijl de administratief medewerker verantwoordelijk is voor het bestellen van briefpapier, enveloppen, cartridges, koffie en thee.
Kapotte wc-bril
Sommige taken kunnen prima door je team worden opgepakt, zolang dit de hoofdwerkzaamheden niet in de weg staat. Maar er zijn ook klussen waarvan je je moet afvragen of het redelijk is om te verwachten dat je medewerkers die uitvoeren. Het vervangen van een kapotte toiletbril bijvoorbeeld. Hoewel dit technisch gezien wel mogelijk is, moet je je afvragen of je dat aan je mensen wil vragen.
Hetzelfde geldt voor het vervangen van een kapotte plafondlamp of een interne verhuizing waarbij het team zware meubels moet verplaatsen. Dit soort werkzaamheden kan ook gevaarlijk zijn en leiden tot fysieke klachten, met als gevolg dat medewerkers mogelijk voor langere tijd niet kunnen werken. Hoewel het in eerste instantie een besparende maatregel lijkt, kan het uiteindelijk veel meer kosten.
Waar trek jij de grens?
Er zijn diverse facilitaire taken die je beter kunt overlaten aan professionals, omdat deze specifieke kennis vereisen. Dit geldt bijvoorbeeld voor beveiliging, ICT en de apparatuur in je kantoor. Als ondernemer wil je natuurlijk dat je bedrijfsgegevens veilig zijn en je niet het risico loopt op een hack.
Over het algemeen leidt slecht onderhouden apparatuur vaak tot meer storingen, zoals een printer die vastloopt. Maar denk ook aan bedorven melk in de koffiemachine of een koffieautomaat die het begeeft. Wist je dat slechte koffie of een defecte koffieautomaat tot de grootste ergernissen op kantoor behoren? Dit zijn situaties die je dus wilt vermijden. Het is niet redelijk om een medewerker te bekritiseren voor het verwaarlozen van de koffiemachine of het bestellen van de verkeerde cartridges als dit eigenlijk niet tot zijn of haar primaire taken behoort.
Voorkom problemen
Regelmatig onderhoud door een expert zorgt voor betere prestaties, een langere levensduur van je apparaten en helpt problemen te voorkomen.
Door het onderhoud van je apparatuur en andere gespecialiseerde facilitaire taken uit te besteden, kun je diverse storingen vermijden. Hoewel hier extra kosten aan verbonden zijn, weet je zeker dat het werk goed uitgevoerd wordt. En dat scheelt uiteindelijk een hoop gedoe.
