De EU ViDA-deadline van 2030
VAT in the Digital Age (ViDA) is een Europese hervorming van het btw-stelsel die ook gevolgen heeft voor e-facturatie. Hoewel belangrijke onderdelen van deze wetgeving pas vanaf 2030 van kracht worden, bereiden veel webshops zich nu al voor op de veranderingen. Elektronische facturatie moet op termijn de standaard worden voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie.
De ViDA-hervormingen zijn bedoeld om btw-processen te vereenvoudigen, fraude te verminderen en administratieve lasten voor ondernemers te verlagen. Een belangrijke stap hierin is de invoering van de Single VAT Registration (SVR) per 1 juli 2028. Deze uitbreiding van het bestaande One Stop Shop (OSS)-systeem maakt het voor bedrijven eenvoudiger om aan hun btw-verplichtingen in meerdere EU-landen te voldoen. Hierdoor neemt de noodzaak voor afzonderlijke btw-registraties in verschillende lidstaten af, al betekent dit niet dat er één universeel Europees btw-nummer komt.
Hoewel de btw-hervormingen van 2028 en de e-facturatieverplichtingen van 2030 onderdeel zijn van hetzelfde ViDA-pakket, staan deze ontwikkelingen inhoudelijk los van elkaar.
Wat is Peppol? En is het verplicht?
Pan European Public Procurement Online (Peppol) is een netwerk waarmee documenten rechtstreeks vanuit de eigen boekhoudsoftware naar die van de klant worden verzonden. Deze gegevensuitwisseling verloopt veilig en versleuteld, waardoor het een betrouwbaarder alternatief vormt voor het versturen van facturen per e-mail.
Een belangrijk voordeel van Peppol is de snelheid en efficiëntie. Facturen worden in veel gevallen automatisch verwerkt in de administratie van de ontvanger. Hierdoor zijn minder handmatige handelingen nodig en neemt de kans op fouten aanzienlijk af.
Peppol is momenteel nog niet verplicht voor de meeste Nederlandse webshops. Wel zal e-facturatie een steeds grotere rol gaan spelen naarmate de Europese ViDA-regelgeving verder wordt ingevoerd. Voor leveranciers van de Nederlandse rijksoverheid geldt e-facturatie al sinds 2017. Daarbij wordt veel gebruikgemaakt van het Peppol-netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd uitwisselen van facturen. Voor B2B-transacties tussen Nederlandse bedrijven onderling bestaat momenteel nog geen algemene verplichting om Peppol te gebruiken, terwijl België inmiddels wel stappen heeft gezet richting verplichte B2B e-facturatie.
Ook ondernemers die nog niet verplicht zijn om via Peppol te factureren, kunnen nu al profiteren van oplossingen die dit proces automatiseren.
De oplossing ligt dichterbij dan gedacht
Een Exact Online koppeling van iWebDevelopment met je webshop zorgt ervoor dat je eenvoudig klaar bent voor toekomstige ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie. Deze integratie is niet alleen interessant voor ondernemers die vooruit willen lopen op nieuwe Europese regelgeving. Vrijwel iedere webshop die gebruikmaakt van Exact Online kan profiteren van de automatisering die zo’n koppeling biedt.
Naast ondersteuning voor e-facturatie worden ook andere administratieve processen geautomatiseerd. Denk bijvoorbeeld aan de verwerking van klantgegevens, orders, internationale betalingen en voorraadbeheer. Hierdoor bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten.
Hoe werkt een koppeling tussen een webshop en boekhoudpakket?
iWebDevelopment is gespecialiseerd in het ontwikkelen van integraties en automatiseringen voor webshops. Een veelgebruikte oplossing is de koppeling tussen Exact Online en populaire webshopplatformen zoals WooCommerce, Magento, Mijnwebwinkel en Shopify.
Met zo’n koppeling worden gegevens automatisch gesynchroniseerd tussen de webshop en de administratie. Dit maakt niet alleen e-facturatie eenvoudiger, maar zorgt er ook voor dat klantgegevens, bestellingen, internationale banktransacties en voorraadinformatie automatisch worden bijgewerkt.
Daarnaast kunnen ook marketplaces zoals Amazon en Bol worden gekoppeld. Ondernemers kunnen kiezen voor standaardintegraties of een maatwerkoplossing, zodat precies kan worden bepaald welke gegevens wel en niet tussen de verschillende systemen worden uitgewisseld
