Bewaartermijn gegevens medewerkers
Er zijn in je bedrijf heel waarschijnlijk gegevens van drie typen personen aanwezig. De eerste, en meest voorkomende groep, zijn je medewerkers. Wanneer zij in dienst komen is het jouw taak een deugend personeelsdossier samen te stellen. De kans is groot dat jouw HR- en salarisadministratiesysteem veel werk uit handen kan nemen om het dossier bij te houden. Zo worden nieuwe documenten bijvoorbeeld automatisch toegevoegd aan het dossier.
Gegevens van oud-medewerkers bewaren
Gaat een medewerker uit dienst? Let dan op! In dit proces wordt namelijk wel actie van jou als werkgever verwacht. Je krijgt namelijk te maken met regels en wetgeving rondom bewaartermijnen. Alle gegevens die je twee jaar moet bewaren komen voort uit richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming, ook wel bekend als de AVG. De gegevens die je langer moet bewaren zijn uitzonderingen en documenten die je nodig hebt om aan bepaalde wetten (bijvoorbeeld de archief- en belastingwet) en fiscale verplichtingen te kunnen voldoen. Hieronder vind je alle aanbevolen bewaartermijnen, van lang bewaren naar kort bewaren.
Deze gegevens bewaar je tot 7 jaar na het einde van het dienstverband:
- Basisgegevens van de medewerker
- Datum van de indiensttreding
- De arbeidsovereenkomst met salarisafspraken en inclusief arbeidsvoorwaarden
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
- De complete salarisadministratie
Tot 5 jaar na het einde dienstverband heb je deze gegevens nog in je bezit:
- Loonbelastingverklaringen
- Kopie van het identiteitsbewijs, welke bij aanvang van het dienstverband is gemaakt
Deze gegevens bewaar je tot 2 jaar na het einde van het dienstverband:
- De sollicitatiegegevens zoals de motivatiebrief, cv en referenties
- De arbeidsovereenkomst zonder salarisafspraken
- VOG
- Al het schriftelijk contact dat er met en rondom een medewerker is geweest tijdens de functie (denk hierbij aan rechtstreeks contact over de functie, maar ook het contact met een bedrijfsarts of het UWV)
- Schriftelijke uitwerkingen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken
- Verslagen rondom ziekteverzuim en bij langdurige ziekte rondom de wet verbetering poortwachter
Sollicitanten
Voor sollicitanten die je aanneemt gaan de medewerker richtlijnen en misschien uiteindelijk ook oud-medewerker richtlijnen gelden, maar voor sollicitanten die niet door de procedure komen gelden andere regels. Het is aan te raden de gegevens zoals de motivatiebrief en cv, maar bijvoorbeeld ook een assessment dat is afgenomen in het sollicitatieproces binnen 4 weken te vernietigen. Wil je ze langer bewaren omdat je verwacht dat je binnen een jaar wel een passende functie hebt, dan moet je dat specifiek vragen.
