In dit artikel leggen we je uit wat de WKR inhoudt, wat er in 2025 verandert, en hoe je als werkgever slim gebruik kunt maken van deze regeling.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is een regeling van de Belastingdienst die jou als werkgever de mogelijkheid geeft om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers te geven. Denk aan een bloemetje bij een jubileum, een cadeaubon, kerstpakket of een teamactiviteit.
Zolang je onder een bepaald drempelbedrag blijft – de zogenaamde vrije ruimte – hoef je daarover geen loonbelasting te betalen. Ga je over die grens heen? Dan betaal je als werkgever een eindheffing van 80%.
De vrije ruimte in 2025
In 2025 geldt het volgende percentage voor de vrije ruimte:
- 1,92% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000
- 1,18% over het meerdere boven de € 400.000
Een voorbeeld: als jouw totale loonsom € 300.000 is, dan mag je 1,92% daarvan – dus € 5.760 – gebruiken om onbelast te besteden aan vergoedingen of cadeaus voor je medewerkers.
Let op: dit geldt voor het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Oud-werknemers of vrijwilligers vallen hier dus niet standaard onder.
Wat valt er allemaal onder de WKR?
Onder de WKR kun je als werkgever veel verschillende zaken onbelast vergoeden of verstrekken, zolang het gebruikelijk is. Een paar voorbeelden:
- Personeelsuitjes
- Kerstpakketten of eindejaarsgeschenken
- Cadeaubonnen (zoals de VVV Cadeaukaart)
- Een sportabonnement of fiets van de zaak
- Maaltijden op de werkplek
- Mobiele telefoons of tablets
Er zijn wel spelregels: sommige zaken vallen buiten de vrije ruimte en krijgen een gerichte vrijstelling (zoals een reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer). Andere uitgaven moet je aanwijzen als eindheffingsloon, zodat ze binnen de WKR vallen.
Cadeaubonnen en de werkkostenregeling
Cadeaubonnen blijven populair als blijk van waardering. Een veelgebruikte optie is bijvoorbeeld de VVV Cadeaukaart, omdat die breed inzetbaar is bij duizenden winkels en webshops. Je mag zo’n bon prima geven, maar je moet deze wél onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR. Cadeaubonnen hebben namelijk geen gerichte vrijstelling.
Dus: geef je bonnen? Dan gaat de waarde ervan af van je vrije ruimte. Blijf je daarbinnen, dan is er niets aan de hand. Kom je erboven, dan betaal je 80% belasting over het bedrag dat je overschrijdt.
Kerstpakketten en andere beloningen
Het einde van het jaar is hét moment waarop veel werkgevers hun team in het zonnetje willen zetten. Denk aan een kerstpakket, borrel of winteractiviteit. Deze vallen – net als de cadeaubonnen – onder de werkkostenregeling. Ook hier geldt weer: aanwijzen als eindheffingsloon, en dan tellen ze mee binnen de vrije ruimte.
Wil je fiscaal slim omgaan met zo’n beloning? Dan is het handig om vooraf te berekenen hoeveel ruimte je hebt en daarop je eindejaarsbudget af te stemmen.
WKR in de praktijk: waar moet je op letten?
Een paar praktische tips voor 2025:
- Plan je uitgaven: kijk het hele jaar door naar je vrije ruimte. Veel kleine uitgaven kunnen zich opstapelen.
- Houd administratie bij: leg vast welke kosten je aanwijst als eindheffingsloon.
- Check op tijd of je over de grens gaat: als je vrije ruimte op is, kun je alternatieve vormen van waardering overwegen.
- Gebruik ‘gerichte vrijstellingen’ slim: zaken als een reiskostenvergoeding of thuiswerkkosten hoeven niet binnen de vrije ruimte te vallen.
Waarom de WKR een handige regeling is
De WKR is vooral bedoeld om ruimte te bieden voor persoonlijke aandacht en waardering, zonder dat dit meteen in extra belastingresultaten uitmondt. Of je nou iets kleins geeft als bedankje of een jaarlijks budget hebt voor grotere vergoedingen – het maakt je bedrijf aantrekkelijker als werkgever.
Met een goed overzicht van de mogelijkheden kun je dus nét wat meer doen voor je mensen, op een fiscaal slimme manier.
