Maar… Hoe kies je nou de juiste oplossing die past bij jouw bedrijf? De markt is breed. Daarnaast biedt niet iedere tool dezelfde functies. In dit artikel helpen we je een handje op weg om een passende keuze te maken voor jouw bedrijf.
Wat is offertesoftware?
Offertesoftware is er om ondernemers te helpen om offertes op te stellen, te verzenden en op te volgen. Denk aan automatische prijsberekeningen, het versturen van maandelijkse facturen en het monitoren van de jaarlijkse cijfers. Je koppelt je offerte software heel makkelijk aan andere systemen als Outlook, Mailchimp, en Mollie. Daarmee werk je aan een van je belangrijkste doelen als ondernemer: alles overzichtelijk houden op één plek. Daarmee bespaar je een hoop tijd, waardoor je je bezig kan houden met zaken die er toe doen. Je administratie? Die is in ieder geval op orde. Daar heb je geen omkijken meer naar.
Het is niet ‘one size fits all’
De behoeften van een zzp’er zijn niet hetzelfde als die van een groeiend mkb-bedrijf. Een MKB’er heeft op zijn beurt natuurlijk weer heel andere behoeften dan een groot internationaal bedrijf. Waar de één vooral snel en eenvoudig offertes wil maken, zoekt de ander juist naar integratie met andere tools en handige rapportage mogelijkheden. Stel jezelf daarom eerst de vraag: wat heb ik écht nodig? Waar loopt men in mijn bedrijf tegenaan? Wat kan beter, sneller, overzichtelijker, en vooral handiger?
Checklist: waar moet je op letten bij het uitkiezen van offertesoftware?
Er zijn talloze systemen beschikbaar. Het kan zijn dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Iedere tool is weer anders ingericht en heeft nét even andere mogelijkheden. Daarom deze handige checklist om in gedachten te houden als je op zoek bent naar offerte software.
1. Wat betaal je?
Past de offertesoftware die je op het oog hebt ook binnen je budget? Het is namelijk handig om even te checken hoeveel (en hoe vaak!) je betaalt. Bij sommige software gaat het om een eenmalige licentie, maar bij andere software betaal je maandelijks per gebruiker.
2. Integraties en koppelingen
Veel bedrijfssoftware kan je koppelen aan andere systemen, maar ook hier geldt weer: niet ieder systeem werkt hetzelfde. Controleer daarom ook of je de software naadloos en makkelijk kan laten samenwerken met andere systemen. En onthoudt dat soms bepaalde integraties nog wat extra’s (per maand) kosten, dus houdt dat ook in de gaten qua budget.
3. Is de tool gebruiksvriendelijk?
Veel integraties, opties en een uitgebreid systeem is fijn, want je kan er alle kanten mee op. Maar ga voor jezelf wel na of zo’n offerte systeem ook wel werkbaar voor je is. Word je vanzelf wegwijs in het systeem, of moet je eerst uitgebreide trainingen volgen om de software eigen te maken? En als je trainingen moet volgen, zijn die dan ook beschikbaar en is de uitleg duidelijk? Is er een kennisbank met handige tips en tricks?
En een extra tip: veel tools bieden een demo aan. Maak daar vooral gebruik van! Je kan dan zelf meteen zien of het wat voor jou is, of je mogelijkheden en integraties mist, en of je er direct mee aan de slag kunt.
4. Klantenservice en ondersteuning
En tot slot: is er voldoende ondersteuning beschikbaar voor als je ergens tegenaan loopt? Heb je een vaste contactpersoon, is er een helpdesk, zijn er onboardingen en trainingen beschikbaar, en krijg je snel antwoord op je vraag?
Vergelijken loont!
Er zijn talloze aanbieders op de markt. De verschillen tussen deze systemen zit ‘m vaak in het gebruikersgemak, de functies, en ook een stukje in de prijs. Door vooraf te bepalen wat je nodig hebt en wat voor jouw bedrijf minder van toepassing is, voorkom je dat je betaalt voor functies die je nooit gebruikt of peperdure offertesoftware aanschaft die eigenlijk toch niet helemaal bij jouw bedrijf past.
Zie een goed offertesysteem als een investering in een stuk efficiëntie, professionaliteit én een stuk minder administratieve hoofdpijn. Een goede offerte is immers vaak de eerste indruk die je bij een klant maakt. En met goede bedrijfssoftware zorg je ervoor dat die indruk klopt!
