Boekhouding verbrand
Deze vraag werd onlangs aan De Zaak Advies voorgelegd:
“Door een brand, het werk van vandalen, is een groot deel van mijn boekhouding verloren gegaan. Die had betrekking op de bedrijfsvoering van de afgelopen vier jaar. Onder meer kassa-afslagen en binnengekomen facturen zijn verbrand, en daar heb ik ook geen back-up van. Gelukkig staat een groot deel van mijn boekhouding op de computer, zoals de uitgaande facturen.”
“Wat kan ik doen om de schade te herstellen? Ik weet ook dat je als ondernemer wettelijk verplicht bent om administratie zeven jaar te bewaren. Moet ik de Belastingdienst op de hoogte stellen van wat er is gebeurd?”
Antwoord van Bauco van der Meulen, adviseur bij De Zaak Advies
“U moet een hoop regelen als een deel van uw boekhouding verloren is gegaan. Als de brand is aangestoken, doet u uiteraard aangifte bij de politie.
“Neem contact op met uw leveranciers en vraag zoveel mogelijk duplicaatfacturen uit het verleden op.”
“Als u een brandverzekering heeft, ga dan na of er een reconstructie-clausule in de polis is opgenomen. Daarmee kunt u de kosten die u maakt om uw administratie te herstellen, vergoed krijgen.”
Belastingdienst informeren
“En u moet zeker de Belastingdienst op de hoogte brengen van wat er is gebeurd. Doet u dat niet, en u vertelt pas bij een latere controle dat door brand een deel van uw boekhouding verloren is gegaan, dan is de kans groot dat u een boete krijgt, omdat u niet aan de verplichting voldoet om de administratie zeven jaar te bewaren.”
“Neem schriftelijk contact op met uw belastinginspecteur en leg uit wat er gebeurd is. Kijk of u van de brandweer een proces-verbaal kunt krijgen of vraag anders het inspectierapport op van uw verzekeraar en sluit dat bij. Maak duidelijk wat u al gedaan heeft om uw administratie te herstellen en hoe u daarmee verder gaat. Vraag aan de inspecteur wat hij nog meer van u verwacht.”
“Als u het op deze manier aanpakt, is de kans klein dat de fiscus het u lastig zal maken, want er is hier sprake van onmacht.”
“De fiscus adviseert overigens om uw administratie op meerdere plekken te bewaren, om te voorkomen dat deze door brand of wateroverlast beschadigd raakt of helemaal verloren gaat.”
Lees ook:
– Voldoet uw administratie aan de eisen? »
– Bewaartermijnen voor zakelijke documenten »
– Doe oude administratie weg »
– Vijf vragen over het opzetten van een administratie »
