Wanneer ben je btw-ondernemer?
Je bent ondernemer als je zelfstandig werkt en daar inkomsten uit haalt. Als je een bedrijf start, moet je je meestal inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Na je inschrijving bepaalt de Belastingdienst of je als ondernemer voor de btw wordt gezien. Je moet dan btw betalen, maar kunt ook btw terugkrijgen. Als dat zo is, krijg je automatisch een btw-identificatienummer. Wat is een btw-nummer?
Btw-tarieven berekenen en terugvragen: hoe werkt het?
Voor de meeste goederen en diensten reken je btw aan je afnemer. Je berekent het btw-bedrag over de prijs van je product of dienst. Er zijn verschillende btw-tarieven: het 21%-tarief voor goederen en diensten, voor een beperkt aantal goederen en diensten geldt het verlaagde btw-tarief van 9% en bij zakendoen met het buitenland (intracommunautaire leveringen) geldt soms het nultarief.
Op de factuur zet je de prijs per eenheid exclusief btw, kortingen en het toegepaste btw-tarief.
In sommige situaties hoef je geen btw-aangifte te doen. Je rekent dan ook geen btw aan je klanten en je mag geen btw terugvragen.
Btw-teruggaaf
Als je zakelijke kosten maakt, rekent de leverancier meestal btw. Deze btw kun je aftrekken van de btw die je over je omzet aan de Belastingdienst betaalt. Dit wordt ‘aftrekken als voorbelasting’ genoemd.
Lees ook: De basisbeginselen van de btw.
Welke btw mag je aftrekken?
Je mag verschuldigde btw terugvragen over zakelijke kosten. De Belastingdienst kijkt of kosten in het belang van jouw bedrijf zijn. Goederen en diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen, moeten daadwerkelijk geleverd zijn.
Wat zijn zakelijke kosten?
Bij zakelijke kosten draait het allemaal om de reden van de kosten. Zijn ze echt voor je bedrijf? Dan zit je goed. Als je zakelijke kosten opvallend hoog zijn in verhouding tot je inkomsten, kan de Belastingdienst vragen stellen of een controle doen.
De meest voorkomende zakelijke kosten met btw-aftrek
Autokosten
Staat je auto op naam van je bedrijf? Dan kun je kosten aftrekken zoals aanschaf, brandstof, onderhoud, verzekeringen, parkeerkosten en afschrijving.
Gebruik je – of een werknemer – een auto van de zaak ook privé? Dan betaal je btw over het privégebruik.
Rijd je zakelijk met een privéauto? Dan mag je de btw op onderhoud en gebruik aftrekken, voor zover je de auto inzet voor belaste omzet.
Als je een auto in een ander EU-land koopt gelden speciale regels.
Personeel
Uitgaven voor outplacement, verhuizing en een fiets zijn volledig aftrekbaar. Verstrek je personeel gratis eten en drinken, of vraag je een kleine eigen bijdrage? Dan is de btw beperkt aftrekbaar.
Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen
Tot een bedrag van € 227 exclusief btw per boekjaar. Blijven je totale uitgaven per persoon onder dit bedrag? Dan mag je de btw in aftrek brengen.
Zorg voor een correcte factuur met btw-bedrag
Zorg voor een factuur van de gemaakte kosten. Controleer of de ontvangen facturen voldoen aan de eisen voor een btw-factuur, zo moet bijvoorbeeld je btw-nummer op de factuur vermeld staan. Btw en facturatie: voorkom gedoe met de fiscus.
Welke btw mag je niet aftrekken?
Let op: Over een aantal (zakelijke) kosten mag je de btw niet aftrekken. Vaak zijn deze uitgaven wel aftrekbaar als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting. Dat kan verwarrend zijn, dus kijk altijd goed na of het gaat om aftrek van btw.
Privéaankopen
De btw is in principe niet aftrekbaar over spullen of diensten die je voor jezelf koopt. Je moet het zakelijke karakter van jouw aankoop kunnen aantonen.
Omzet zonder btw
Ben je vrijgesteld van btw? Die vrijstelling geldt als je bepaalde diensten verricht zoals bijvoorbeeld de levering en verhuur van onroerende zaken. Dan mag je echter de betaalde btw over je kosten en inkopen ook niet terugvragen als voorbelasting. Ook hoef je over deze omzet geen btw-aangifte te doen.
Eten en drinken in de horeca
Ga je zakelijk uit eten? De btw daarvan is in principe niet aftrekbaar.
Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen
Geef je hieraan meer dan € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar uit? Dan mag je de btw over het extra bedrag niet aftrekken.
Uitzonderingen en grensgevallen
Zoals altijd zijn er uitzonderingen op de regels. Voor sommige zakelijke kosten mag je deels of tot een bepaald bedrag de btw wel aftrekken. De actuele regels vind je op de site van de Belastingdienst.
Gedeeltelijke vrijstelling
Sommige ondernemers, zoals begrafenisondernemers, zijn gedeeltelijk vrijgesteld van btw. Voor het verzorgen van de uitvaart hoef je geen btw te rekenen, maar bijkomende diensten zoals catering of bloemen vallen niet onder deze vrijstelling. Daarover moet je wel btw rekenen.
Zakendoen met het buitenland: hoe zit het met de btw?
Doe je zaken met het buitenland? Dan gelden andere btw-regels, zoals voor intracommunautaire prestaties binnen de Europese Unie. Vaak verleg je de btw of wordt deze naar jou verlegd. Dit betekent dat niet de leverancier, maar de klant de btw aan de Belastingdienst moet betalen.
Leestip: Zo doe je dat: btw en internationaal zakendoen.
Vrijstelling met de kleineondernemersregeling (KOR)
Heeft je onderneming een omzet van minder dan € 20.000 per jaar? Dan kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Dan krijg je vrijstelling en hoef je geen btw-aangifte te doen. In dit artikel leggen we uit hoe het zit.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Btw-aangifte – zo werkt het
Ben je als ondernemer btw-plichtig? Dan moet je periodiek aangifte doen voor je btw. De meeste ondernemers doen dat per kwartaal via de onlineomgeving van de Belastingdienst.
In de aangifte geef je eerst de btw van je omzet op, dan die van de kosten. De online aangifte rekent uit wat je moet betalen of terugkrijgt. Doe altijd op tijd aangifte of verzoek op tijd om uitstel binnen het aangiftetijdvak. Dit voorkomt een boete of naheffingsaanslag.
Lees ook: Waar moet je op letten bij je btw-aangifte?
Hoe werkt voorbelasting?
Stel: je hebt het afgelopen kwartaal € 10.000 omzet gedraaid. Je brengt hierover 21% btw in rekening (dit geldt voor de meeste producten en diensten), wat neerkomt op € 2100. Het totaalbedrag op de facturen (inclusief btw) is € 12.100.
In dat kwartaal koop je artikelen voor je bedrijf ter waarde van € 500 exclusief btw. Over deze aankoop betaal je 21% btw, wat neerkomt op € 105. Dit bedrag mag je terugvragen als voorbelasting.
Btw-afdracht berekening:
- Btw van klanten: € 2100
- Btw die je mag aftrekken (voorbelasting): € 105
Je betaalt aan de Belastingdienst: € 2100 – € 105 = € 1995
Geen omzet, wel btw terugvragen
Draai je onverhoopt geen omzet? Dan kun je btw terugvragen als je kosten hebt gemaakt voor jouw onderneming.
Online boekhouden
Boekhouden is een van de minst favoriete bezigheden van ondernemers, maar het hoort er wel bij. Voor ondernemers die zakendoen binnen Nederland is de btw-aangifte meestal eenvoudig. Het wordt lastiger bij internationaal zakendoen of gedeeltelijke vrijstelling. In dat geval is een professionele boekhouder een slimme keuze.
Een online boekhoudprogramma maakt de btw-administratie makkelijker. Vaak kun je de aangifte direct vanuit het programma versturen of de cijfers eruit halen en bij de Belastingdienst. Ga je boekhoudprogramma’s vergelijken? Let dan goed op of het de btw-aangifte makkelijk maakt.
