Kijk eerst naar de algemene voorwaarden
Als je het echt volledig oneens bent met de factuur en jullie komen er onderling niet uit, kijk dan welke algemene voorwaarden er van toepassing zijn. Wil je bezwaar maken tegen de factuur, oftewel reclameren: doe dat binnen de periode die in de algemene voorwaarden staat beschreven. Staat het daar niet in, dan in ieder geval binnen de betalingstermijn. Om zeker te zijn van ontvangst stuur je een aangetekende brief of mail.
Je kunt ook een gedeelte ervan betalen
Voorkom dat je te veel geld betaalt. Vaak ben je het niet met de hele factuur oneens, maar met een gedeelte ervan. Er ontbreken bijvoorbeeld goederen bij levering, of een dienst is niet goed uitgevoerd. In dat geval is het advies om in ieder geval dát gedeelte te betalen waarmee je het wél eens bent. En doe dat ook binnen de betalingstermijn. Daarmee kun je aantonen dat je van goede wil bent, mocht een meningsverschil tot een procedure bij de rechter leiden.
Bij dienstverlening kan het zijn dat de uitgevoerde diensten niet voldoende gespecificeerd zijn. Dat mag bij een aangenomen som. Daarbij spreek je vooraf een bedrag af en doet een betaling ‘conform offerte’. Maar als iemand werkt op basis van uurloon, dan moet hij duidelijk specificeren wat hij heeft gedaan, voor je gaat betalen.
Verzamel zoveel mogelijk bewijs
Verder geldt: verzamel zoveel mogelijk bewijzen voor het gedeelte van de factuur waar je het niet mee eens bent. ‘Wat is er niet geleverd, welk werk is niet uitgevoerd.’ De ander moet dan met tegenbewijzen komen, en dat is niet altijd eenvoudig.
Laatste tip: Controleer zo snel mogelijk na levering of je wel de juiste en volledige bestelling hebt ontvangen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Stappenplan als je het niet eens bent met een factuur
- Neem zo snel mogelijk contact op met de leverancier of verkoper en leg uit waarom je het niet eens bent met de rekening. Probeer samen tot een oplossing te komen, dat levert de meeste voordelen op.
- Verzamel alle relevante gegevens, documenten en bewijzen die je kunt gebruiken om je standpunt te onderbouwen.
- Als je er niet uitkomt met de leverancier of verkoper, kun je een formele klacht indienen bij hun klantenservice of bij een geschilleninstantie.
- Je kunt bezwaar maken tegen de factuur. Hierbij moet je bewijzen aanleveren en een motivatie geven waarom je het er niet mee eens bent.
- Als dit alles niets heeft opgelost, kun je overwegen om juridische stappen te ondernemen. Zoals een dagvaarding of een klacht indienen bij een rechter. Dat gaat je helaas wel geld kosten.
Kun je facturen ook weigeren?
Je kunt een factuur weigeren als je het niet eens bent met de inhoud of het bedrag op de rekening. Het is belangrijk om de redenen waarom je de factuur weigert duidelijk te communiceren aan de leverancier of verkoper. Het is raadzaam om te onderzoeken of er sprake is van een vergissing of een misverstand en of dit op een vreedzame manier opgelost kan worden.
Is een factuur ook een overeenkomst?
De factuur geeft aan hoeveel de klant verschuldigd is voor de producten of diensten die zijn geleverd. Maar een factuur op zich is geen formele overeenkomst tussen partijen. Het is meestal een bewijs van de prestatie van de leverancier of verkoper en de verplichting van de klant om het bedrag te betalen.