Zakelijke kosten aftrekken bij aangifte inkomstenbelasting
Waarom bestaan al die zakelijke aftrekposten eigenlijk? Ze zijn bedoeld om ondernemen makkelijker te maken. Ze verlagen je kosten en geven je ruimte om te investeren, vernieuwen en groeien. Dat stimuleert niet alleen jouw bedrijf, maar ook de economie: minder lasten betekent meer mogelijkheden voor ontwikkeling en nieuwe banen.
Alle kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming – de zakelijke kosten dus – mag je in principe aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. De Belastingdienst zegt het zo: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’.
Wanneer zijn kosten zakelijk?
De Belastingdienst kijkt vooral naar het doel van de kosten. Maak je een uitgave voor je onderneming? Dan zijn de kosten meestal aftrekbaar. Privé-uitgaven mag je niet in je zakelijke boekhouding opnemen.
Volgens de Belastingdienst zijn zakelijke kosten kosten die redelijk zijn en direct verband houden met je onderneming. Denk aan huur van een bedrijfsruimte, zakelijke software of kosten voor een accountant.
Sommige zakelijke kosten kun je niet in één keer aftrekken, maar moeten verdeeld worden over meerdere jaren. Dan gaat het over investeringen, die over een aantal jaren worden afgeschreven.
En dan zijn er nog kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Denk hierbij aan telefoon- en internetdiensten. Die gebruik je misschien gedeeltelijk privé. Alleen het zakelijke deel kun je eventueel als aftrekbare kosten opvoeren.
Zakelijke uitgaven die aftrekbaar zijn
Zakelijke kosten mag je dus aftrekken van je opbrengsten. Maak gebruik van die mogelijkheid, want zo kun je flink wat geld besparen. Maar over welke kosten hebben we het dan?
- Bedrijfskosten: kosten die rechtstreeks verband houden met je bedrijfsactiviteiten, zoals bedrijfsmiddelen, kantoorkosten, huur van bedrijfsruimte, onderhoud en reparaties, kantoormateriaal, communicatiekosten, enzovoort.
- Personeelskosten: salarissen, lonen, bonussen, vergoedingen, socialezekerheidsbijdragen, pensioenbijdragen en andere gerelateerde kosten voor werknemers.
- Zakelijke reiskosten: kosten die worden gemaakt tijdens zakenreizen, zoals vliegtickets, treinkaartjes, hotelovernachtingen, maaltijden en eventuele andere uitgaven die direct verband houden met je zakenreizen.
- Autokosten: Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je meestal € 0,23 per zakelijke kilometer aftrekken. Zakelijke parkeer-, tol- en veerkosten kun je vaak daarnaast nog apart opvoeren. Rijd je een auto van de zaak, dan gelden weer andere regels voor brandstof, onderhoud, verzekeringen en privégebruik.
- Marketing- en advertentiekosten: kosten die je maakt voor marketingactiviteiten, zoals advertenties, drukwerk, websiteontwikkeling, online marketing, beurzen en promotie-evenementen.
- Professionele diensten: kosten die je maakt voor het inhuren van professionele diensten, zoals accountants, advocaten, consultants en andere dienstverleners die direct verband houden met je bedrijfsactiviteiten.
- Opleidings- en trainingskosten: kosten die worden gemaakt voor opleidingen, cursussen en trainingen die relevant zijn voor je onderneming en die je kennis en vaardigheden op peil houden.
Ook zakelijke lunches, diners en relatiegeschenken kunnen aftrekbaar zijn. Wel gelden daarvoor vaak beperkingen. Representatiekosten zijn namelijk niet altijd volledig aftrekbaar.
Welk deel van je uitgaven mag je aftrekken?
In het overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst zie je welk deel van je zakelijke kosten je mag aftrekken.
Whitepaper Belastingvrij schenken
Kosten die niet aftrekbaar zijn
Sommige uitgaven hebben volgens de Belastingdienst te veel een privékarakter. Deze kosten horen daarom meestal niet thuis in je zakelijke boekhouding:
- gewone kleding, ook als je die alleen tijdens het werk draagt
- uiterlijke verzorging
- privéboodschappen
- verkeersboetes
- sportabonnementen, tenzij sport onderdeel is van je beroep
- abonnement voor entertainment zonder duidelijk zakelijk nut
- kosten voor een niet-zelfstandige werkplek thuis
Werkkleding
Voor werkkleding gelden uitzonderingen. Kleding met een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo of specifieke veiligheidskleding is meestal wel aftrekbaar.
Werkruimte thuis: strenge regels
Veel ondernemers werken vanuit huis. Toch zijn kosten voor een thuiswerkplek lang niet altijd aftrekbaar. Daarvoor moet de werkruimte meestal zelfstandig zijn. Denk aan een aparte ruimte met een aparte ingang en sanitaire voorzieningen. Bovendien moet die ruimte hoofdzakelijk zakelijk worden gebruikt. De regels hiervoor zijn behoorlijk streng. Thuiskantoor: welke kosten mag je aftrekken?
Hoe zit het met verzekeringen?
Persoonlijke verzekeringen zijn meestal geen zakelijke ondernemingskosten. Toch kunnen sommige premies fiscaal wel aftrekbaar zijn.
Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) is daar een voorbeeld van. Die premie trek je doorgaans niet af als zakelijke kosten in de winstberekening, maar vaak wel privé in de aangifte inkomstenbelasting.
Niet-aftrekbare kosten in de boeken
Voor een goede administratie is het nodig om ook niet-aftrekbare kosten bij te houden. Het is slim om daarvoor een aparte grootboekrekening te gebruiken. Zo kun je in je zakelijke boekhouding aftrekbare kosten en kosten die niet aftrekbaar zijn gescheiden houden. Voor de aangifte inkomstenbelasting, voor de btw-aangifte en voor de boekhouding van je bedrijf. Een online administratie via boekhoudsoftware is uiteraard het handigst.
Zorg ervoor dat je facturen, bonnetjes en andere aankoopbewijzen goed bewaart. Bijvoorbeeld door ze te scannen, of er foto’s van te maken en in je online boekhouding te verwerken. Zo ben je de minste tijd kwijt en ben je klaar voor een eventuele controle.
Zo voorkom je gedoe met de Belastingdienst
Twijfel je of kosten zakelijk zijn? Stel jezelf dan deze vraag: zou je deze uitgave ook doen als je geen onderneming had?
Een paar praktische tips:
- Gebruik een handig (online) boekhoudpakket om je kosten uit elkaar te houden.
- Vraag een boekhouder of accountant een keer mee te kijken, of laat de hele controle aan de accountant over.
- Zorg voor een deugdelijke urenadministratie en loonadministratie.
- Houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden.
- Verwerk bonnetjes direct in je administratie.
- Controleer regelmatig of kosten op de juiste grootboekrekening staan
Dat voorkomt discussies achteraf én zorgt ervoor dat je geen aftrekposten mist.
