Een inbraak waarbij de kassa wordt meegenomen of opengebroken, een overval en diefstal door klanten of personeel: je kasgeld kan op meerdere manieren gestolen worden. Ondanks allerlei voorzorgsmaatregelen kan het iedere ondernemer overkomen.
Leg de diefstal vast in je administratie
Zodra je ontdekt dat geld uit de kas of van de rekening is verdwenen, noteer je dit in je administratie als verlies door diefstal.
Voorbeeld:
- Dagopbrengst € 1.500
- Geld wordt uit de kassa gestolen
In je boekhouding boek je dan bijvoorbeeld:
- Kostenpost: verlies door diefstal € 1.500
- Kas: – € 1.500
Daardoor daalt je winst en betaal je uiteindelijk minder inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Let op! Als de verzekering de schade uitkeert, telt de uitkering als opbrengst en dat verhoogt weer de winst.
Verschil tussen kasgeld en omzet
Dit onderscheid gaat vaak mis – en daar let de Belastingdienst scherp op.
Omzet
- Dit is wat je verdient met je verkopen
- Ontstaat op het moment dat je een product levert of een dienst verricht
- Is de basis voor je btw en winstberekening
Kasgeld
- Dit is het daadwerkelijk aanwezige geld in je kassa (of bank)
- Is dus een momentopname van wat er fysiek of digitaal beschikbaar is
Waarom dit belangrijk is bij diefstal
- Wordt kasgeld gestolen na verkoop → je omzet blijft bestaan
- Wordt voorraad gestolen vóór verkoop → er is géén omzet
Dat verschil bepaalt hoe je het fiscaal verwerkt.
Bruto omzet: inclusief btw
De bruto omzet is het totaalbedrag dat je aan klanten factureert inclusief btw. Dit is dus het bedrag dat daadwerkelijk aan inkomsten op je rekening of in je kassa binnenkomt.
Netto omzet: exclusief btw
De netto omzet is je omzet zonder btw. Dit is het bedrag dat je echt verdient. De btw draag je af aan de Belastingdienst en hoort dus niet bij je opbrengst.
Btw blijft meestal verschuldigd
Als kasgeld wordt gestolen nadat je een verkoop hebt gedaan, moet je in principe gewoon btw afdragen. De prestatie – de verkoop – heeft namelijk plaatsgevonden. De datum waarop de transactie is vastgelegd, is bepalend voor de btw-aangifte. Soms wordt omzet al geboekt op het moment dat een contract wordt ondertekend, ook als er nog niet is betaald. Dat de opbrengst later wordt gestolen, verandert daar fiscaal niets aan.
Anders ligt het wanneer goederen worden gestolen voordat ze zijn verkocht. Dan is er geen levering geweest en is er ook geen btw verschuldigd. De btw die je bij de aankoop van die goederen hebt betaald, mag je wel blijven aftrekken.
Doe altijd aangifte bij de politie
Wordt er geld uit je bedrijf gestolen? Doe dan altijd aangifte bij de politie. Als slachtoffer van diefstal is het belangrijk om direct 112 te bellen als de dader nog in de buurt is of bij een overval of geweld.
Vooral bij een bv is dat belangrijk. Zonder aangifte kan de Belastingdienst achteraf denken dat het geld door jou uit de onderneming is gehaald. Dat kan bijvoorbeeld worden gezien als een privé-onttrekking.
Met een proces-verbaal van aangifte kun je aantonen dat het echt om gestolen geld gaat.
Zorg daarnaast voor goed bewijsmateriaal:
- Maak foto’s van de situatie.
- Stel een lijst op van gestolen goederen, bij voorkeur met serienummers.
Diefstal door een werknemer
Ontdek je dat een werknemer geld uit de kas heeft gehaald, dan probeer je dat bedrag meestal terug te vorderen. Doe je dat niet, dan kan de Belastingdienst het bedrag aanmerken als loon uit dienstbetrekking.
Dat betekent dat er alsnog loonbelasting en premies sociale verzekeringen verschuldigd kunnen zijn. Zelfs wanneer je de vordering later kwijtscheldt, kan daar opnieuw belasting over moeten worden betaald.
Whitepaper Belastingwijzigingen
Als de dga verantwoordelijk is
Bij een bv kan er nog een andere situatie ontstaan: geld is verdwenen en jij als directeur-grootaandeelhouder (dga) neemt daarvoor de verantwoordelijkheid.
De fiscus kan dat op twee manieren beoordelen:
- Als loon voor de dga
- Als dividenduitkering
Dat verschil is belangrijk:
- Loon is aftrekbaar voor de vennootschapsbelasting, maar belast in box 1 bij de dga.
- Dividend is niet aftrekbaar en de bv moet dividendbelasting inhouden.
Bij twijfel kiest de fiscus voor dividend
Is uit de administratie niet duidelijk hoe het verdwenen geld moet worden behandeld? Dan kiest de Belastingdienst meestal voor de optie die de meeste belasting oplevert: dividend.
Wil je dat voorkomen, dan moet je duidelijk administreren wat er precies is gebeurd en welke fiscale behandeling daarbij hoort.
Praktische tips voor ondernemers
Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen:
- Doe altijd aangifte van diefstal bij de politie
- Leg incidenten duidelijk vast in je administratie
- Documenteer eventuele vorderingen op werknemers
- Zorg dat de boekhouding aansluit bij de fiscale behandeling
- Twijfel je hoe je gestolen geld in je administratie moet verwerken? Bespreek dit met je boekhouder of fiscalist.
Zo voorkom je dat een vervelende diefstal ook nog eens leidt tot onverwachte belastingproblemen.
