Veel van mijn werknemers maken gebruik van een werkruimte thuis. Ik heb begrepen dat een werkruimte thuis onder de werkkostenregeling er slecht vanaf komt: de nihilwaarderingen voor vergoedingen en verstrekkingen op de werkplek gelden niet voor de vergoedingen en verstrekkingen voor een werkplek thuis.
Kan ik als werkgever mijn werknemers hiervoor dan wel een onbelaste vergoeding en/of verstrekking geven?
Antwoord
Dat hangt af van de aard van de verstrekking én de zelfstandigheid van de werkruimte. Een werkplek is elke plaats die u als werkgever gebruikt voor het verrichten van arbeid en waarvoor u als werkgever verantwoordelijk bent op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Uw zorgplicht voor de werkplek kan blijken uit een Arboplan of uit een risico-inventarisatie en -evaluatie die u moet maken op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Niet onder de werkkostenregeling
Een werkplek in de woning van de werknemer kan onder de werkkostenregeling niet als een werkplek kwalificeren. Dat betekent inderdaad dat diverse gunstige waarderingen – op nihil of een laag bedrag – niet van toepassing zijn op verstrekkingen voor een werkplek thuis.
Wel op grond van de Arbeidsomstandighedenwet
Als werkgever kunt u – vanuit uw verantwoordelijkheid op grond van de Arbeidsomstandighedenwet – arbovoorzieningen voor de werkplek thuis belastingvrij verstrekken. De inrichting van de werkruimte van de werknemer thuis moet dan wel aan bepaalde eisen uit die Arbeidsomstandighedenwet voldoen.
Een vergoeding in geld voor dergelijke arbovoorzieningen is loon van de werknemer, maar die vergoeding kunt u desgewenst als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR, zodat uw werknemer die onbelast kan incasseren.
Niet-arbovoorzieningen: zelfstandigheid van werkruimte
Bij alle andere verstrekkingen – niet-arbovoorzieningen – is de zelfstandigheid van de werkruimte van belang om te beoordelen of een verstrekking onbelast kan plaatsvinden.
Een ‘zelfstandig gedeelte’ houdt in dat de werkruimte aan een derde verhuurd zou kunnen worden, omdat de ruimte een eigen opgang en eigen sanitair heeft. Ook kunnen extra kosten voor de werkruimte wijzen op zelfstandigheid van de ruimte. Financiën beoordeelt de zelfstandigheid van een werkruimte thuis per geval.
Vergoedingen en verstrekkingen voor een werkruimte in een zelfstandig gedeelte van de woning, zijn onbelast.
Vergoedingen en verstrekkingen voor een onzelfstandige werkruimte in de woning van de werknemer worden als loon van de werknemer aangemerkt.
Als de werknemer in die werkruimte gebruik maakt van een computer en printer die eigendom zijn van de werkgever, dan moet de waarde van het gebruik van deze apparatuur per loontijdvak tot het loon van de werknemer worden gerekend. Desgewenst kunt u dit loon als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.
Bron: BelastingBelangen
