1. Niet alle verplichte kosten meenemen
Een veelvoorkomende fout is het niet volledig in kaart brengen van alle kosten die verband houden met personeel. Dit heeft vaak te maken met gebrek aan overzicht en/of gebrek aan kennis. Veel ondernemers rekenen nog steeds met het bruto salaris om de kostprijs van een werknemer te berekenen terwijl alleen op het loonstrookje al meerdere vaste kostenposten te vinden zijn zoals: premieafdrachten, bonussen, pensioenbijdragen, vergoedingen, verstrekkingen.
2. Geen rekening houden met verloop
Het constant inwerken van nieuwe werknemers brengt kosten met zich mee, zoals wervingskosten en productiviteitsverlies tijdens de inwerkperiode. Neem deze kosten op in je berekeningen om realistische personeelsbudgetten vast te stellen.
3. Vakantiegeld vergeten
Ieder jaar hikken veel werkgevers weer aan tegen de betaling van het vakantiegeld. Je weet dat het eraan komt, maar zodra je alle salarissen moet overmaken, is het toch een smak geld. Het is mogelijk om een all-in loon te betalen (inclusief vakantiedagen en vakantiegeld). Vooral voor jonge en flexibele krachten in sectoren als de horeca en retail wordt dit vaak gedaan. Zo betaal je het vakantiegeld en -dagen dus per gewerkt uur in plaats van in één keer. Let wel dat de medewerker hier expliciet mee akkoord moet gaan en je het niet mag verplichten.
4. Onderschatten van overuren
Het is verleidelijk om te denken dat werknemers geen overuren maken, maar in de praktijk is dat vaak wel het geval en worden deze kosten onderschat. Helemaal wanneer er in de geldende cao, bedrijfsreglement of arbeidsovereenkomst afspraken zijn gemaakt over de compensatie van overwerk. Zorg daarom dat je realistische schattingen maakt op basis van historische gegevens.
5. Seizoensschommelingen niet meerekenen
Als je bedrijf te maken heeft met seizoensschommelingen moet je deze in overweging nemen bij het plannen van je personeelskosten. Zorg ervoor dat je flexibel genoeg bent om aan de vraag te voldoen zonder onnodige kosten te maken tijdens rustigere periodes. “Bankzitters” kosten je onnodig geld, maar te weinig personeel gaat op de lange termijn ook ten koste van je goede naam en de inzetbaarheid van je team. Zorg daarom voor een trouwe pool flexkrachten waar je in piekperiodes een beroep op kunt doen.
6. Geen rekening houden met arbeidsrechtelijke verplichtingen
Arbeidswetgeving kan complex zijn en leiden tot hoge boetes en juridische kosten als je het niet goed naleeft. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot lonen, arbeidscontracten, arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Wist je bijvoorbeeld dat het niet goed registreren van werk- en rusttijden je een boete van €10.000 kan opleveren?
7. Onvoldoende investeren in training en ontwikkeling
Het niet investeren in de professionele ontwikkeling van je werknemers kan leiden tot een gebrek aan motivatie, lagere productiviteit en uiteindelijk hogere kosten voor werving en behoud van personeel. Maak ruimte in je budget voor training en ontwikkeling om het beste uit je team te halen.
8. Geen rekening houden met inflatie
Je bent als werkgever niet verplicht om de salarissen van je personeel te verhogen met het percentage van de jaarlijkse inflatie, maar het getuigt van goed werkgeverschap om dat wel te doen. Houd rekening met de verwachte inflatie bij het plannen van loonsverhogingen en andere arbeidskosten.
9. Te veel vertrouwen op schattingen
Hoewel schattingen nodig zijn bij het plannen van personeelskosten, is het belangrijk om zo veel mogelijk gebruik te maken van feitelijke gegevens en analyses, met name als je personeelsbestand groeit. Dit helpt om realistische budgetten op te stellen en verrassingen te voorkomen. Kies salarisadministratie-/ personeelsadministratie software die eenvoudig management- en stuurinformatie genereert.
10. Niet regelmatig evalueren en aanpassen
Het is belangrijk om je personeelskosten regelmatig te evalueren en aan te passen aan veranderende omstandigheden, zoals markttrends, bedrijfsgroei en nieuwe wet- en regelgeving. Door flexibel te blijven en snel aan te passen, kun je de financiële gezondheid van je bedrijf behouden.
