Fout 1. Niet voldoen aan de identificatieplicht
Bij het verwelkomen van een nieuwe medewerker gebeurd het regelmatig dat werkgevers een rijbewijs als geldig identiteitsbewijs accepteren. Echter is alleen een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument rechtsgeldig. AIs er geen geldige kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer is, moet je het standaard anoniementarief à 52% loonbelasting en premies volksverzekeringen afdragen. Deze regel is bij veel werkgevers echter onbekend.
Fout 2. Vergoedingen en verstrekkingen verkeerd toepassen
Het belastingvrij verstrekken of vergoeden van zaken als reiskosten, werkkleding en maaltijden vereist specifieke kennis van de geldende regels en is daarom erg foutgevoelig. Zo worden vaste vergoeding en soms onbedoeld dubbel vergoed. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer een vaste vergoeding ontvangt voor specifieke uitgaven, zoals lunch of representatiekosten, en ook nog bonnetjes declareert voor incidentele uitgaven.
Fout 3. De vrije ruimte overschrijden
De vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk instrument voor werkgevers. Hiermee kunnen bepaalde zaken belastingvrij vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden aan werknemers. Echter heeft niet iedere werkgever het maximumbedrag goed in de gaten óf schaart onbewust bepaalde vergoedingen of verstrekkingen onder de WKR die hier niet thuishoren.
Fout 4. Verlof bij zwangerschap verkeerd berekenen
Zowel het zwangerschapsverlof als het aanvullend geboorteverlof worden door de werkgever aangevraagd bij het UWV. De werkgever kiest wie de uitkering ontvangt. Er gaan dan vaak 2 dingen fout. Of de werkgever ontvangt de uitkering van het UWV, maar berekent het percentage loondoorbetaling tijdens het verlof verkeerd. Of de werkgever laat de uitkering van het UWV direct aan de werknemer uitkeren en tevens vergeet vervolgens de salarisbetaling stop te zetten tijdens het verlof zodat de werknemer zowel de uitkering van het UWV als het loon van de werkgever ontvangt.
Fout 5. Het gebruik van een ‘Auto van de zaak’ verkeerd toepassen
Als een medewerker een auto van de zaak ook privé gebruikt, is er altijd sprake van bijtelling. Dit wordt gezien als belastbaar loon. Rijdt de medewerker de auto niet privé, dan is er geen bijtelling van toepassing. Hiervoor heb je echter een schriftelijke verklaring nodig, namelijk ‘Verklaring geen privégebruik auto’ of ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ Dit gaat vaak fout. Werkgevers maken geen gebruik van een schriftelijke verklaring, of gebruiken het verkeerde formulier.
Fout 6. Jaarloon bijzonder tarief voor oproepkrachten te laag ingeschat
In tegenstelling tot werknemers met een vast aantal contracturen, is het bij oproepkrachten vaak lastig om vooraf het jaarloon te bepalen. Toch moet je als werkgever een ‘jaarloon bijzonder tarief’ invoeren om bijvoorbeeld vakantiegeld, vakantiedagen, overwerkuren of een bonus te kunnen berekenen. Echter wordt dit jaarloon vaak te laag ingeschat en dat heeft nadelige gevolgen voor je werknemer bij de aangifte inkomstenbelasting.
Fout 7. Wet WAS niet (goed) toepassen
Wanneer de medewerker het minimumloon ontvangt, bepaalt de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) dat je geen inhoudingen mag doen voor boetes, maaltijdvergoedingen of verzekeringspremies. Toch houden sommige werkgevers deze bewust of onbewust in. De enige uitzonderingen zijn inhoudingen voor wettelijke bedragen zoals loonheffingen en pensioenpremies, en kosten voor zorgverzekering en huisvesting (onder bepaalde voorwaarden).
Risico’s en gevolgen van fouten
Een foutje in je salarisadministratie kan jou en je werknemer duur komen te staan. Zo kan een werknemer met forse naheffingen geconfronteerd worden tijdens de aangifte inkomstenbelasting omdat jij een fout hebt gemaakt. Erg vervelend én schadelijk voor je reputatie als werkgever. Daarnaast kan een werknemer te veel of verkeerd ingehouden bedragen tot 5 jaar na dato claimen. En de Belastingdienst kan jou een flinke boete opleggen (variërend van 25% tot 150% van het verschuldigde bedrag) voor het niet toepassen van het anoniementarief, om maar wat te noemen.
