Hoe sta je er financieel voor?
Als je een goed ordnersysteem gebruikt, kun je deze vraag zonder problemen beantwoorden. Want met een ordnersysteem is je administratie en boekhouding altijd op orde en heb je overzicht.
Maar ook als je de administratie uitbesteedt heeft het voordelen. Want hoe efficiënter je je spullen aanlevert, hoe minder tijd en geld het kost om deze te verwerken.
Het begin: ordners kopen
Koop 4 tot 7 ordners (ordnermappen) en 3 alfabetindelingen voor deze ordners. Schaf ook een doorschrijfkasboek aan met kolommen om de btw in te vullen.
Geef elke ordnermap een naam, in deze volgorde:
- Kas
- Bank
- Debiteuren
- Verkoopboek
- Crediteuren
- Inkoopboek
- Correspondentie
Kleine administraties:
Voor een kleine administratie heb je maar 4 ordners nodig:
- Kas/bank
- Debiteuren/verkoopboek
- Crediteuren/inkoopboek
- Correspondentie
De ordners Debiteuren, Inkoopboek en Correspondentie verdeel je onder op alfabet.
Het ordnersysteem: zo werkt het
- Bankafschriften
Stop alle bankafschriften in de ordner ‘Bank’. Dat kan bijvoorbeeld ook een print van je internetrekening zijn. Het meest recente afschrift komt bovenaan. - I. Facturen maken
Als je een factuur maakt voor een klant, vermeldt dan:
– a. Je eigen (bedrijfs-)naam en adres, btw- en handelsregisternummer, volledige naam en adres van de klant;
– b. Een datum en een doorlopend factuurnummer. In 2011 begin je bijvoorbeeld met 2011-001, en vervolg met 2011-002, en zo verder. Vind je het vervelend om met 001 te beginnen? Begin dan met 2011-100 en ga dan zo verder. Als de nummering maar doorlopend is!
– c. Wat er geleverd of gedaan is;
– d. Het bedrag zonder btw, het btw-bedrag en het btw-percentage en het totaal te betalen bedrag door de klant. Vergeet ook de betalingstermijn niet! Het origineel stuurt of geef je aan je klant.II. Kopieën van factuur maken en apart opbergen
– De eerste kopie gaat in de ordner ‘Verkoopboek’. Op nummer, met het hoogste nummer bovenop. In deze ordner komen alle facturen die je in een boekjaar naar klanten hebt gestuurd, of ze nou betaald zijn of niet. Belangrijk: uit de ordner ‘Verkoopboek’ mag je nooit iets verwijderen.
– De tweede kopie gaat in de ordner ‘Debiteuren’, op naam van de klant (alfabetisch). - Inkoop- of kostenfacturen van leveranciers
Maak eerst een kopie van de factuur en stop hem daarna in de ordner ‘Crediteuren’. Op naam van de leverancier of op betaaldatum, afhankelijk van wat je makkelijk vindt.
Berg het origineel op in de ordner ‘Inkoopboek’, op naam van de leverancier (alfabetisch). Belangrijk: ook uit deze ordner mag je nooit iets verwijderen. - Betalingen door klanten
– Haal een kopie van de betreffende factuur uit de ordner ‘Debiteuren’. Stop deze, afhankelijk van hoe de klant heeft betaald, achter het afschrift van de kas of de bank;
– Contante betalingen, zonder dat je daarvoor een factuur heeft gemaakt, noteer je in het kasboek of verwerk je in het kasboek via de dagelijkse boeking van de kasregisteruitdraai of eigen telling. - Betalingen aan leveranciers
– Haal de (kopie van de) inkoopfactuur van de leverancier uit de ordner ‘Crediteuren’. Stop hem, afhankelijk van hoe je de leverancier hebt betaald, voor in de map van de kas of bank;
– Nadat je een afschrift van de bank heeft ontvangen waarop die betaling staat vermeld, of deze zelf heeft uitgeprint, berg je de (kopie van de) inkoopfactuur achter dit afschrift op;
– Doe dit ook met pin- of chipbonnen. Let er op dat je ook de (originele) kassabon (niet alleen de pin- of chipbon) hebt waarop het bedrag aan btw staat. Anders is de btw niet aftrekbaar! - Betalingen onderweg
– Zolang je nog geen bankafschrift hebt ontvangen of gemaakt, bevinden zich bovenop het laatste afschrift alle inkoopfacturen die al zijn betaald. Je weet dus ook zonder computer altijd wat je banksaldo is.
Goed om te weten
Je bent wettelijk verplicht om je administratie minimaal zeven jaar lang te bewaren.
Met dank aan: Eric Leenderts, o.a. bedrijfsadviseur en trainer.
Voor meer informatie: www.ericleenderts.nl
