De btw-administratie: wat moet u allemaal bewaren?
We gaan er hierbij vanuit dat u een ondernemer bent die een btw-administratie moet bijhouden. Voor zo’n 200.000 ondernemers gelden minder verplichtingen (zie: Geen volledige btw-administratie onderaan).
Uw administratie moet duidelijk aangeven hoeveel btw u moet betalen. Daarvoor moet u per tijdvak overzichten bijhouden van:
– Facturen die u zelf uitschrijft;
– Facturen die u moet betalen;
– Uitgaven;
– Ontvangsten;
– Privégebruik van goederen en diensten;
Dit kan bijvoorbeeld in een verkoopboek, inkoopboek en kas-, bank- en giroboek.
Hoe lang moet u de btw-administratie bewaren?
U moet btw-facturen 7 jaar bewaren. Zie ook: Voldoet uw administratie aan de eisen?
Btw en buitenland
Als u zaken doet met het buitenland, houdt u ook bij:
– Verwervingen uit andere landen van de Europese Unie;
– Ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Unie;
– Leveringen aan andere landen van de Europese Unie;
– Uitgevoerde goederen naar landen buiten de Europese Unie.
* Handelt u in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen? Dan kan de margeregeling van toepassing zijn.
Contante betaling
Als u uw leveranciers meestal contant betaalt bij aflevering of kort daarna, kunt u volstaan met het opnemen van de gegevens van de inkoopfacturen in het kasboek.
Gegevens van facturen
Nummer ontvangen en uitgeschreven facturen doorlopend en opeenvolgend. Hou in een overzicht de volgende gegevens bij:
– Datum en nummer;
– Naam, adres en btw-identificatienummer van de leverancier of van de afnemer;
– Omschrijving van het geleverde goed of van de verrichte dienst;
– Prijzen exclusief btw, uitgesplitst naar btw-tarief;
– De btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.
Toegestaan is dat u van de ontvangen facturen alleen de gegevens vastlegt die betrekking hebben op het bedrag van de vergoeding en het btw-bedrag.
Voor de uitgeschreven facturen geldt hetzelfde, maar u moet deze wel opeenvolgend nummeren.
Voorwaarden
Als u ontvangen facturen boekt, moet u in de administratie een nummer of een ander kenmerk opnemen. Bij uitgeschreven facturen vermeldt u het factuurnummer of een ander kenmerk.
Voor beide gevallen gaat het er om dat de factuur, die bij een boeking hoort, op eenvoudige wijze is terug te vinden.
Omgekeerd geldt ook dat bij een factuur de betreffende boeking op eenvoudige wijze is terug te vinden.
Kasstelsel
Als u het kasstelsel toepast, dan hoeft u de facturen die u uitreikt niet afzonderlijk te boeken. U kunt volstaan met het overzichtelijk bewaren van een kopie van deze facturen.
Geen volledige btw-administratie
De volgende ondernemers hoeven geen volledige btw-administratie bij te houden:
– Ondernemers die een ontheffing van administratieve verplichtingen hebben vanwege de kleine-ondernemersregeling;
– Ondernemers die alleen vrijgestelde goederen of diensten leveren;
– Ondernemers die onder de landbouwregeling of veehandelsregeling vallen;
– Rechtspersonen die geen ondernemer zijn, maar wel een btw-nummer hebben.
Bron: Belastingdienst
Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsv
