Wat valt onder je administratie?
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Die administratie moet een compleet beeld geven van je bedrijfsactiviteiten, inkomsten en uitgaven. Denk aan:
- Inkoop- en verkoopfacturen (ontvangen en verzonden)
- Kasadministratie en kassabonnen (ook kladaantekeningen)
- Financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek
- Tussentijdse berekeningen en controlelijsten
- Bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en offertes
- Agenda’s, correspondentie en e-mails
- Software, databases en digitale bestanden
Kortom: alles wat relevant is voor de controle van je omzet, winst en belastingaangiften.
Ook digitale gegevens horen erbij
Je administratie mag zowel op papier als digitaal zijn, zolang de gegevens volledig, leesbaar en controleerbaar blijven. Dat betekent dat ook digitale agenda’s, online facturatiesystemen en back-ups onder de bewaarplicht vallen. Bewaar bestanden in het originele formaat waarin je ze ontving of verstuurde. Dus: een elektronische factuur bewaar je als digitaal bestand, niet alleen als printje.
Aandachtspunten bij bewaren
Facturen
De Belastingdienst eist dat facturen authentiek, integer en leesbaar zijn. Je moet ze bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of verzonden. Bij elektronische facturen moet de ontvanger bovendien hebben ingestemd met digitale ontvangst, en moeten de bestanden altijd te openen zijn (dus zorg dat je software actueel blijft).
Back-ups
Je mag je administratie opslaan waar je wilt – lokaal, in de cloud of via een buitenlandse back-upservice – zolang de Belastingdienst er bij controle binnen redelijke tijd toegang toe kan krijgen. Maak regelmatig back-ups, bij voorkeur automatisch, zodat je geen gegevens verliest bij een crash of cyberaanval.
E-mails
Ook zakelijke e-mails vallen onder de bewaarplicht. Denk aan offertes, orderbevestigingen of afspraken die je per mail hebt gemaakt. Gebruik eventueel mappen of labels om je zakelijke e-mailarchief overzichtelijk te houden.
Wat zijn de concrete bewaartermijnen van zakelijke documenten?
De standaard bewaartermijn is 7 jaar. Dit geldt voor vrijwel alle administratieve gegevens die relevant zijn voor de belastingheffing. Denk aan je boekhouding, facturen, bankafschriften, loonadministratie en correspondentie met klanten of leveranciers. Daarnaast zijn er uitzonderingen:
- Algemene administratie
Denk aan boekhouding, facturen, contracten, bankafschriften en correspondentie met klanten of leveranciers. Deze documenten bewaar je 7 jaar. - Gegevens over onroerend goed
Gaat het om de aankoop, verbouwing of verkoop van bedrijfsruimte, dan moet je deze gegevens 10 jaar bewaren. Ze zijn belangrijk voor de btw en de afschrijving van het pand. - Btw-administratie bij grensoverschrijdende leveringen of diensten binnen de EU
Ook deze administratie moet je 10 jaar bewaren, in lijn met de Europese btw-regels. - Loonadministratie
Werk je met personeel, dan geldt voor loonstaten, loonheffingen en andere personeelsdossiers een bewaartermijn van 7 jaar. - Pensioenen en langlopende verplichtingen
Documenten die te maken hebben met pensioenen, leningen of andere verplichtingen bewaar je bij voorkeur 10 jaar. Ze kunnen later nog van pas komen bij controles, juridische problemen of geschillen.
Let op: beëindig je je bedrijf, dan blijft de bewaarplicht bestaan. Je moet er dan voor zorgen dat de administratie nog steeds beschikbaar is voor de Belastingdienst – bijvoorbeeld door een digitaal archief te bewaren of over te dragen aan je boekhouder.
Is een kortere bewaartermijn mogelijk?
In sommige gevallen kun je afspraken maken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen. Let op: de basisadministratie – zoals je grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie en in- en verkoop – moet je altijd 7 jaar bewaren. Over de rest kun je afspraken maken, ook over de vorm (digitaal of papier) en het detailniveau.
Wanneer begint de bewaartermijn?
De bewaartermijn start pas zodra gegevens hun actuele waarde verliezen. Zolang een document nog geldig is, blijft het onderdeel van je administratie.
Bijvoorbeeld: sluit je een onderhoudscontract af voor drie jaar? Dan bewaar je dit contract gedurende die looptijd. Pas na afloop van die 3 jaar begint de bewaartermijn van 7 jaar te lopen.
Whitepaper Belastingvrij schenken
Praktische tips voor een goede administratie
- Maak een jaarmap: bundel per jaar alle facturen, contracten en bankafschriften.
- Gebruik vaste bestandsnamen met jaartal en onderwerp.
- Plan een jaarlijks opschoningsmoment: controleer of oude documenten vernietigd mogen worden.
- Zorg voor beveiliging: gebruik sterke wachtwoorden en versleuteling bij cloudopslag.
- Noteer de bewaartermijnen in je interne administratiebeleid of boekhoudprogramma.
En hoe zit het met persoonsgegevens bewaren?
Persoonsgegevens van klanten, leveranciers of werknemers vallen niet onder de fiscale bewaarplicht, maar er gelden regels op grond van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Die wet schrijft geen concrete bewaartermijnen voor, maar bepaalt dat je gegevens niet langer mag bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit om bepaalde persoonsgegevens van mensen te beschermen.
Dat betekent voor bepaalde persoonsgegevens bewaren:
- Klantgegevens zoals contactgegevens mag je bewaren zolang er een klantrelatie is, of zolang gegevens nodig zijn voor garantie, service of facturatie.
- Sollicitatiegegevens bewaar je maximaal 2 weken na het einde van de procedure, tenzij de sollicitant toestemming geeft om ze langer te bewaren (maximaal één jaar).
- Personeelsdossiers bewaar je zolang iemand in dienst is, en daarna alleen wat wettelijk verplicht is, zoals gegevens voor loonbelasting of pensioen.
- Camerabeelden mag je meestal niet langer dan weken bewaren, tenzij er een incident is dat nader onderzoek vereist en waarbij de beelden gelden als bewijs.
Let op: soms lopen fiscale en privacyregels voor een persoon door elkaar. Zo moet je loonheffingsgegevens 7 jaar bewaren, maar andere personeelsinformatie mag je korter bewaren. De stelregel: bewaar niet meer dan strikt noodzakelijk en verwijder of anonimiseer gegevens zodra de wettelijke of zakelijke reden vervalt.
Praktische tips voor AVG-proof bewaren
- Stel een bewaartermijnenbeleid op waarin je per documenttype aangeeft hoe lang het wordt bewaard.
- Leg vast wie verantwoordelijk is voor het verwijderen of anonimiseren van oude gegevens.
- Gebruik een automatische herinnering of opschoningstool in je HR- of CRM-systeem.
- Documenteer je keuzes, zodat je bij een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens kunt aantonen dat je naleving zorgvuldig handelt.
Wettelijke verplichting
De bewaarplicht is geen formaliteit maar een wettelijke verplichting. Je moet zorgen dat je eraan voldoet. Bij een controle moet je binnen redelijke termijn alle gevraagde documentatie kunnen overleggen – digitaal of op papier. Door je administratie goed te organiseren en tijdig back-ups te maken, voorkom je stress, boetes én verloren gegevens. Meer informatie vind je bij de Belastingdienst.
