De basis: Wet verbetering poortwachter
De regels rondom re-integratie zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter (Wvp). Die wet draait om één uitgangspunt: werkgever en werknemer zijn samen verantwoordelijk voor een succesvolle terugkeer naar werk.
Dat betekent dat er van beide kanten inzet wordt verwacht. Als werkgever moet je het proces actief begeleiden en vastleggen. Doe je dat niet goed, dan kan het UWV na twee jaar oordelen dat je te weinig hebt gedaan. In dat geval moet je langer loon doorbetalen.
Zo verloopt het re-integratietraject
Ziekmelding: direct in actie komen
Vanaf de eerste ziektedag begint het traject. Je meldt de werknemer ziek bij de arbodienst of bedrijfsarts en houdt contact. Dat contact is belangrijk: niet om medische details te bespreken, maar om betrokken te blijven en te kijken wat er mogelijk is.
Week 6: probleemanalyse
Binnen zes weken stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Daarin staat wat de werknemer nog kan, wat de beperkingen zijn en hoe het herstel eruit kan zien. Dit document vormt de basis voor de rest van het traject.
Week 8: plan van aanpak
Op basis van de probleemanalyse stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op. Hierin leg je vast hoe de re-integratie eruitziet: welke stappen worden gezet, wat het doel is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Je moet in dit plan ook allebei je visie op de re-integratie opnemen. Dat zorgt ervoor dat verwachtingen duidelijker zijn en de samenwerking beter verloopt.
Tijdens het traject: uitvoeren en bijsturen
Daarna begint de uitvoering. Je werknemer gaat stap voor stap weer aan het werk, bijvoorbeeld met aangepaste taken, minder uren of een aangepaste werkplek. Regelmatig overleg is essentieel om te kijken of het plan nog werkt of moet worden bijgesteld.
Dossier opbouwen
Gedurende het hele traject leg je alles vast in een re-integratiedossier, ook wel een verzuimdossier genoemd. Denk aan de probleemanalyse, het plan van aanpak en de evaluaties. Dit dossier is geen formaliteit: het is cruciaal bij de beoordeling door het UWV.
De 42e-weeksmelding
Is een werknemer ongeveer tien maanden ziek, dan moet je dit als werkgever uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek melden bij het UWV. Deze verplichte melding staat bekend als de 42e-weeksmelding.
Na één jaar: evaluatie
Na een jaar kijk je samen hoe het ervoor staat. Is terugkeer in de eigen functie nog haalbaar, of moet je breder kijken binnen je bedrijf? Dat wordt spoor 1 genoemd. Spoor 2 komt in beeld als duidelijk is dat een werknemer niet (meer) kan terugkeren in jouw bedrijf. In dat geval moet je als werkgever actief inzetten op een passende functie buiten je organisatie, op basis van een duidelijk re-integratieplan.
Dit traject moet uiterlijk binnen 6 weken na de eerstejaarsevaluatie (rond week 52) starten. Alleen als er binnen 3 maanden nog concreet uitzicht is op terugkeer in passend werk binnen het eigen bedrijf, kun je spoor 2 achterwege laten.
Na anderhalf jaar ziekte: voorbereiding WIA-aanvraag
Rond de 88e ziekteweek ontvangt de werknemer een brief van het UWV met uitleg over het aanvragen van een WIA-uitkering. Als werkgever krijg je hiervan een kopie. De werknemer moet de aanvraag uiterlijk in week 93 indienen.
Is de werknemer bijna hersteld? Dan kan hij of zij ervoor kiezen om nog geen WIA-uitkering aan te vragen en jou te vragen het loon langer door te betalen.
Let op: uiterlijk één dag na de WIA-aanvraag moet het re-integratieverslag bij het UWV worden ingediend. Het UWV beoordeelt of je voldoende hebt gedaan. Is dat niet zo, dan kan een loonsanctie volgen.
Eindevaluatie
In week 91 leggen werkgever en werknemer in de eindevaluatie vast hoe de re-integratie is verlopen. Daarbij baseren zij zich op het actuele oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst. Ook als een werknemer uit dienst gaat en 10 weken of langer ziek is, moet de werkgever deze eindevaluatie invullen.
Welke rol speelt de bedrijfsarts?
De bedrijfsarts is een sleutelspeler in het hele traject. Hij of zij beoordeelt de gezondheidssituatie van de werknemer en kijkt vooral naar wat iemand nog wél kan. Daarbij brengt de bedrijfsarts de functionele mogelijkheden en beperkingen in kaart en geeft een inschatting van de duur van het verzuim.
Deze medische beoordeling vormt de basis voor het plan van aanpak en de verdere re-integratie. Zonder dit advies kun je als werkgever geen onderbouwde keuzes maken over passend werk of aanpassingen op de werkvloer.
Praktisch: zo help je je werknemer echt verder
Re-integratie is maatwerk. Toch zie je in de praktijk dat een paar dingen het verschil maken. Open communicatie helpt om vertrouwen te houden en problemen vroeg te signaleren. Daarnaast werkt het beter om te kijken naar wat iemand nog wél kan, in plaats van wat niet meer lukt.
Ook flexibiliteit speelt een grote rol. Denk aan tijdelijk minder uren, andere werktijden of aangepaste taken. Kleine aanpassingen kunnen ervoor zorgen dat iemand sneller en duurzamer terugkeert.
Hoe lang moet je een zieke werknemer doorbetalen?
Gedurende de eerste 2 ziektejaren is de werkgever in Nederland verplicht om het loon van de zieke werknemer (gedeeltelijk) door te betalen. De hoogte van de loondoorbetaling is afhankelijk van de arbeidsovereenkomst en kan worden beperkt tot het minimumloon of hoger zijn, afhankelijk van eventuele cao-afspraken. In de meeste cao’s krijgt men in het eerste ziektejaar 100% en in het tweede ziektejaar 70%.
Hoe lang duurt het re-integratietraject gemiddeld?
De duur van een re-integratietraject van een zieke werknemer kan sterk variëren en is afhankelijk van verschillende factoren. Zoals de aard en ernst van de ziekte, de medische prognose, de re-integratie inspanningen van de werkgever en werknemer, en eventuele externe factoren. Er is geen vaste tijdsduur voor het re-integratieproces, omdat elke situatie uniek is.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Veelgemaakte fouten
- Te laat starten → Begin direct bij ziekmelding
- Geen duidelijke afspraken → Leg alles schriftelijk vast
- Te weinig contact → Houd regelmatig overleg
- Dossier niet op orde → Documenteer elke stap
Dit zijn precies de punten waarop het UWV streng controleert.
Tot slot
Re-integratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je het gestructureerd aanpakt. Begin op tijd, werk samen met je werknemer en zorg dat je administratie op orde is. Dan voorkom je problemen en help je iemand op een verantwoorde manier terug naar werk.
Twijfel je of je het goed aanpakt? Schakel dan op tijd je arbodienst of een arbeidsdeskundige in. Dat voorkomt fouten die je later duur kunnen komen te staan.
Lees ook: Re-integratie zieke werknemers. Laat geen subsidie liggen.
